プライバシーポリシー

1. 定義

個人データ：データの照合を通じた場合を含め、自然人を直接的または間接的に識別することを可能にする情報を指します。例：身分証明書番号、CPF（個人納税者登録番号）、住所、写真、宗教的または政党的な立場、生年月日、健康データ、生体データなど。

データ主体：データの所有者、すなわち当該データが関係する自然人を指します。

データの取扱い：個人情報に対して行われる、収集、閲覧、共有、受領、編集、削除、移転などのあらゆる行為を指します。

目的：実施されるデータの取扱いによって達成しようとする目標を指します。

管理者：データの取扱いが適用法令に従って行われ、データ主体の権利が尊重されることを確保し、これに関する問い合わせに対応するためにInterfyが指定する自然人または法人を指します。

処理者：管理者に代わってデータの取扱いを行う自然人または法人を指します。

第三者：Interfyが関係を有し、または今後関係を有することとなる、公的または私的な自然人もしくは法人を指します。

データ保護責任者（DPO）：データの取扱いがLGPDに従って行われ、データ主体の権利が尊重されることを確保し、これに関する問い合わせに対応するためにInterfyが指定する自然人または法人を指します。

2. データ主体としてのお客様の権利

• データ主体として、お客様は、明確、適切かつ十分な形で提供されるべき、自身のデータの取扱いに関する情報への容易なアクセスの権利を有します。
• お客様は、取扱いの有無を確認し、データへのアクセスを要求し、これを取得することができます。
• データが不完全、不正確または古いことが判明した場合、お客様は修正を要求することができます。
• Interfyは不要なデータを保持しませんが、あるデータが過剰であると判断される場合、適用法令に違反して取り扱われている場合を含め、お客様はその匿名化、ブロックまたは削除を要求することができます。
• お客様のデータを他の事業者に移転する必要がある場合、企業秘密および産業秘密を尊重した上で、明示的な請求によりデータポータビリティを要求することができます。
• お客様がデータの取扱いについて当社に同意を与えた場合、適用法令に定める例外を除き、その削除を要求することができます。
• Interfyがお客様のデータを共有した公的または私的団体がある場合、当社はその団体名をお知らせします。
• お客様がデータの取扱いに関する同意の提供を希望しない場合、当社はその決定を尊重し、同意を提供しない場合の影響についてお知らせします。
• お客様は、無償かつ簡易な方法で、明示的な表明により、同意を撤回する権利を有します。
• 必要な場合、Interfyがお客様のデータを不適切に取り扱っていると判断される場合、お客様はANPD（国家データ保護庁）、消費者保護機関、およびデータ保護に関する規制機関に対して申立てを行う権利を有します。
• 適用法令への違反を理由に同意の免除が主張される場合、お客様はデータの取扱いに異議を申し立てることができます。
• Interfyが自動化された方法でデータを取り扱い、その取扱いのみに基づいてお客様の利益に影響を及ぼす決定を行う場合、お客様はそのような決定の見直しを要求することができます。
• お客様は、企業秘密および産業秘密を尊重した上で、自動化された決定に使用される基準および手続きについて、いつでも明確かつ適切な情報を要求することができます。
• データ保護に関するお客様の権利を行使するには、privacidade@interfy.ai宛てにご依頼を送付してください。当社のデータ保護責任者が、お客様のご依頼に対応するために必要な措置を講じます。
• お客様が同意を撤回し、当該取扱いを裏付けるその他の法的根拠が存在しない場合、当社は同意された目的のためのデータ処理を中止します。
• お客様がブログまたはウェブサイト等、アクセス制御のないインターネット上の場所に公開する形で提供した情報について、当社はその保護を保証することはできず、また当該データを誰が複製または共有できるかを制限することもできません。

3. 当社が取り扱うデータの種類

Interfyは、インテリジェントな文書管理およびビジネスプロセスオートメーションのサービスプロバイダーであり、Documents（文書管理）、Process（プロセスオートメーション）、Capture（インテリジェントキャプチャ）、Sign（電子・デジタル署名）を単一のプラットフォームに統合しています。当社のサービスはオンラインで提供され、利用企業による直接契約、またはビジネスパートナーおよび販売代理店を通じて契約されます。当社は、サービスの有効化および稼働の維持、安全性および可用性の確保、技術的問題の診断、サービスをより良く利用するための有用な情報の記憶、必要なメンテナンス通知およびアラートの送信、技術サポートの提供、トレーニングおよびベストプラクティスの案内、改善点や新機能の案内、並びに利用者および将来の利用者に関連する補完的サービスの提供に必要なデータを取り扱います。

当社サービスを契約する自然人または法人は、当社プラットフォームで利用可能な機能を使用してデータを保存および取り扱うことができ、この場合「管理者」として識別され、Interfyは「処理者」として活動します。この立場において、当社はデータを安全かつアクセス可能な状態に維持し、管理者からの明示的な要求に応じて、その定める設定に従いデータを削除または複製提供します。処理者として、Interfyは、個人データとして分類される情報を、管理者が定めGDPR、LGPDおよびその他の適用規制に規定された基準に厳格に従い、利用規約に定める目的の範囲内でのみ取り扱うことを約束し、Interfyは国家データ保護庁（ANPD）その他の当局、データ主体、または行政的もしくは司法的な制裁を課す権限を有するその他の機関に対して責任を負わないものとします。

Interfyが処理者としての立場で制裁を受けた場合、当社は管理者に対し、当該違反行為から生じるすべての損失、損害および費用の賠償を求め、並びにInterfyの権利を保護するために必要なその他の措置を求める遡及請求権を留保します。

当社利用規約の第8項に従い、Interfyおよび当社グループに属する企業は、利用者が保存するデータの内容について管理権を有しません。

当社サービスを利用するために、お客様は以下の情報を提供し、これらは個人データとみなされ、Interfyが管理者としての責任を負います：サービス契約時、プラットフォームの利用者として、または当社ウェブサイトにアクセスして履歴書を送付する際に、お客様は氏名、メールアドレス、電話番号、役職および履歴書に関するデータ（データ主体ごとに異なります）を提供します。

4. 各データの利用目的

氏名およびメールアドレス：これらのデータは、お客様のワークスペース作成に関する初回通知、その後のサービス関連の連絡、メンテナンスの必要性、更新情報、法的義務、新製品・新機能に関するマーケティング情報、キャンペーン、またはサービス提供の向上に必要なその他のコンテンツの送付に使用します。お客様は、メール本文に用意された選択肢にチェックを入れることで、マーケティング目的のメッセージの受信を停止することができます。当社がメールによる連絡を受け取った場合、対応履歴を維持する目的で、当社の返信を含めそのメッセージを保持することがあります。

電話番号：WhatsAppまたはその他のメッセージングアプリケーションを通じた今後の連絡のために電話番号を収集し、サポート要求へのより迅速かつ正確な対応、通知およびマーケティング資料の送付、または適切かつ必要な場合には当社財務部門からの連絡を目的としています。事前の招待なしにお客様をいかなるグループにも追加することはありません。

履歴書：データ主体から送付された履歴書は、当社のデータベースに24か月間保存され、新たな採用ポジションが開設された際の選考プロセスで利用されます。

役職：顧客およびパートナーの登録情報に保存され、当社が関係を有する各担当者の役割を識別し、必要な場合に適切な担当者へ連絡できるようにするために使用されます。

支払データ：サービスの月次請求処理に使用されます。クレジットカードおよび／またはデビットカードによる支払方法が選択された場合、Interfyはそれらの情報を保存しません。これらは決済処理業者（例：StripeまたはPayPal）におけるサブスクリプションIDに関連付けられ、当該業者が処理のためにデータを収集・保持します。Interfyは関連付けられたIDのみを保持し、当社の再委託先はそれぞれ独自のプライバシーポリシーを有します。その他の利用可能な支払方法については、サービスの継続のために課金情報、サブスクリプション登録情報および支払記録を収集・保持します。上記のデータに加え、当社は位置情報、アクセス元マシンのIPアドレス、およびアクセスデバイスの識別情報を収集する場合があります。

5. 各データの収集方法および利用目的

位置情報：お客様が当社のウェブサイトまたはInterfyアプリケーションにアクセスした際に、位置データを収集、保存および監視することがあります。これらのデータは他のデータと組み合わせることでお客様を識別可能にする場合があり、現地通貨や言語の識別など、一部のサービスの適切な機能のために必要です。

アクセス元マシンのIPアドレス：メールアドレスおよび位置情報と組み合わせることで、当社プラットフォーム上で利用者がどこに配置され、どの地域に属しているかを識別することができ、サポート手順の改善や、サービスのパフォーマンスの問題など地域に関連する潜在的な問題の特定に役立ちます。

アクセスデバイスの識別情報：モバイルデバイスからサービスにアクセスする際、当社はデバイス識別子を収集、保存、監視およびアクセスすることがあり、これらは他のデータと組み合わされることでお客様を識別可能にする場合があります。当社は、デバイスのサイズに応じてページを表示し、特定の種類のデバイスに適さない機能を制限するために、これらのデータを保存します。

上記で収集したデータから当社が処理するその他のデータ：

クッキー：お客様がサイトをどのように閲覧しているかに関する情報を保存することで、プラットフォームへのより迅速なログインを支援します。これらの情報は匿名化された形で当社に送信され、閲覧体験の改善に利用されます。永続的クッキーは、ブラウザを閉じた後もハードディスクに残り、ブラウザの案内に従って削除することができます。セッションクッキーは一時的であり、ブラウザを閉じると消去されます。

ログファイル：お客様が本サービスを利用する際、当社のサーバーは、ウェブリクエスト、IPアドレス、ブラウザの種類、参照元／退出先のページおよびURL、クリック数、本サービス内のリンクとの操作方法、ドメイン名、ランディングページ、閲覧したページ、携帯電話事業者、その他の情報など、お客様のブラウザから送信される一定の情報を自動的に記録します。

ウェブビーコン：利用者に送信するHTML形式のメールに使用することがあり、これにより、受信者がどのメールを開封したか、およびオンライン利用のパターンを追跡することができ、より精緻な統計を生成し、当社サービスを利用者にとってより魅力的なものにします。

6. 任意で収集されるデータ

本サービスをご利用中、プラットフォームのアクセスプロフィールに写真を追加することができます。この行為は任意であり、いつでも削除することができます。

また、オンラインフォームへの入力、メールの送信、またはチャットを通じたお問い合わせにより、当社にデータを送付することもできます。これらのデータは、お客様がご依頼された情報を提供する目的で処理され、ダイレクトマーケティングおよび分析目的で利用される場合があります。

当社が開催するオンラインイベントに登録される場合、お客様は連絡先情報を送付し、当社はこれによりイベントへのアクセスを提供します。これらのデータは、当社の利用者または将来の利用者について理解を深めるため、およびダイレクトマーケティングの目的で処理されます。

Interfyからのマーケティング連絡の受信は、プロモーションメールのフッターに記載された配信停止手順に従うか、privacidade@interfy.ai宛てにメールを送付することで停止することができます。

7. 第三者から収集されるデータ

当社は、お客様が当社サービスにログインできるようにするため、または当社サービスに保存されているデータをお客様が第三者と共有する場合、第三者のソースからデータを収集することがあります。これらの第三者サービスは、当該第三者アプリケーションにおけるお客様のアカウント設定がそのような共有を許可している場合、お客様およびその公開プロフィールに関する情報を当社に送信することがあります。

また、当社は、第三者のアプリケーションから当社ウェブサイトの利用に関連する情報を受け取ることがあります。お客様が当社ウェブサイトを訪問した場合、当社はお客様の活動を監視・記録することがあり、当社の第三者プロバイダーは、公開されている追加情報を当社に提供することがあります。

当社が収集する情報は、識別、認証、不正防止、並びに問題解決、市場調査、当社利用規約の遵守を含む、当社が提供するサービスの改善のためにも利用される場合があります。

8. Interfyが処理者として、お客様がプラットフォームに保存する文書およびデータをどのように取り扱うか

お客様および貴社組織内の担当者がInterfyプラットフォームに保存したコンテンツは、プラットフォームの管理者が技術サポートおよびアプリケーション利用案内の専用目的で当社担当者にログインIDおよびパスワードを提供した場合を除き、当社サポートチームによって閲覧されることはありません。この場合、対応終了後に管理者が当該利用者を無効化する必要があります。各顧客には、情報アクセスの保護を保証するため、分離された専用のデータベースが提供されます。コンテンツへのアクセスは、プラットフォームの管理者が該当する権限とともにログインIDおよびパスワードを付与した担当者に限られます。保存されたすべてのコンテンツおよびデータ（記録、電子ファイル、メタデータ、フォーム、プロセスなど）は、管理者が定める規則と設定に従い、管理者によって承認された担当者が入力、スキャンおよび／またはアップロードすることにより、AWSインフラ上の当社サーバー（ISO/IEC 27001:2022、SOC 2 Type IIおよびHIPAA Readyの認証を有し、LGPDおよびGDPRに準拠）に転送されます。コンテンツは、作業端末またはデバイス間を、TLS暗号化を用いたHTTPS経由で転送されます。

9. 第三者との共有

Interfyは、信頼できると判断し、お客様にとって有益な製品・サービスを提供できると考えるビジネスパートナー、または本サービス提供契約の履行のために必要な第三者（例：ホスティングプロバイダー）とデータを共有することがあります。その場合、当社は当該第三者が信頼できるものであり、お客様のデータの機密性を維持することを確認します。

Interfyが合併、買収または株主構成の変更を経る場合、当社はその過程の結果として第三者とお客様のデータを共有することがあります。

第三者のアプリケーションを直接使用して当社アプリケーションにアクセスする場合、お客様のデータが当該アプリケーションと共有されることがあります。当該アプリケーションを信頼できることを確認し、その提供企業のデータ保護方針をご確認ください。

当社は、API機能を通じて第三者アプリケーションとデータを共有することがあり、これにより保存されたデータが他のアプリケーションから照会および／または複製される場合がありますが、当社プラットフォームに保存されたデータを管理する管理者の適切な承諾を得た上で行われます。

Interfyは、法律または法的規定によって義務付けられる場合、不正行為に関する個人の安全を保護する目的、生命および自由の権利を保護する目的、またはInterfyの権利を保護する目的で、お客様の個人データを開示することがあります。

当社は、ウェブページのリクエストの一部としてお客様のブラウザから送信される情報、ブラウザのアドオン、その他の情報を収集する第三者の分析ツールを使用し、当社サービスのトラフィックおよび利用傾向を測定するために役立てています。

Interfyは、企業活動の推進および利用者・潜在顧客との対話の円滑化のため、第三者のマーケティングシステム、顧客関係管理（CRM）システムおよび電子メール管理システムにおいて個人データを保存および処理することがあります。

10. ブログおよびコミュニティ

当社は、フォーラムを含む一般公開のブログおよびコミュニティを開設することがあります。これらの領域にお客様が投稿する情報は、当社が管理することのできない他者によって読まれる可能性があり、当該コンテンツにアクセスした者によって収集・利用される場合もあります。投稿された情報は、お客様がアカウントを解約した後も利用可能な状態で残ることがあります。

ブログおよび／またはコミュニティサービスに投稿した情報を削除しても、そのコピーがサービスのキャッシュや他の利用者のもとに残る場合があります。当社にこれらの情報の削除を希望される場合は、privacidade@interfy.ai宛てにメールをお送りください。ただし、場合によっては当社がこれらの情報を削除できないこともあります。

11. データの国際共有

当社サービスのホスティングは、以下の地域に分散されています：

• Amazon AWS — サンパウロ（ブラジル）およびバージニア州（米国）。

データは、インフラ自体に適用されている技術的機能を通じて自動的に分散されます。データ保護を確保するため、当社はLGPDの規定に従った安全対策を採用しており、AWSプロバイダーと連携して、偶発的な破壊、不正アクセスへの対策機能、自動バックアップ、および当社のセキュリティ方針に沿った組織的措置など、その他の合理的な技術的対応を実施しています。

欧州連合、英国、リヒテンシュタイン、ノルウェー、アイスランドおよびその他の国の利用者のデータは、Interfyおよびそのサービスプロバイダーを通じて米国に保存されます。お客様が米国に居住していない場合、適用される法律はお客様の居住国の法律と異なる場合があります。本サービスを利用することにより、お客様は、自身に関するあらゆる個人情報が米国のInterfyに提供され、米国内のサーバーでホスティングされていることを認識し、Interfyが米国から、および米国内で、また必要な場合には本ポリシーに示されるその他の国において、お客様の情報を移転、保存および処理することを許可します。ブラジルの利用者のデータは、米国およびブラジルの両方に保存される場合があります。

12. データの処理期間および保持

Interfyが管理者となるデータ：プラットフォームから直接、または当社の顧客を通じて収集されたデータは、サービス提供に必要な期間、または当社の契約および法的・会計上・税務上の義務の履行に必要な期間に限り保持されます。削除または匿名化については、プロセスの安全性を確保する社内方針を定めており、サービス利用終了後、削除または匿名化前の安全マージンとして最大3か月間データを保持することがあります。マーケティング部門が利用するデータは、当社のサービスが将来の契約に関連し得ると判断する間、またはお客様が登録を解除もしくはデータの削除を要求するまで保持される場合があります。

Interfyが処理者となるデータ：管理者から削除の要求があり、当社が安全にこれを実行し、すべてのデータが完全に削除されたことを確認できるまで保持され、これには最大90日かかる場合があります。Interfyは、当社サービスを契約・利用するすべての自然人および法人に対し、本ポリシーに加え、適用されるすべての法律および規制を遵守することを求めており、委託者の利用者が個人データ保護の規範に違反していることを検知した場合、当社利用規約に定める通り、サービス提供を一方的に終了することができます。

法令遵守のために処理されるデータ：Interfyグループが事業を行ういずれの国においても、税務、財政、社会保障、労働および法律上の義務を履行するために必要なデータは、各国の法律で定められた期間保持されます。

13. 同意について

当社のプライバシーポリシーに同意し、当社プラットフォームまたはいずれかの当社サービスの利用のために登録することにより、お客様はこれに同意したものとみなされ、本ポリシーに従って当社がお客様のデータを処理することを許可します。

お客様は、当社が個人データを処理することへの同意を、全部または一部撤回する権利を有します。そのためには、privacidade@interfy.aiにご連絡ください。当社は、お客様が当初同意した目的のための個人データの処理を中止しますが、お客様の利益、権利および自由を上回る、正当かつ説得力のある法的理由がある場合、または法的手続きの提起、行使もしくは防御のために必要な場合は除きます。

14. 情報の修正、更新または削除

お客様は、Interfyに直接提供した個人情報の修正、更新または削除を要求することができます。当社チームは、適用される法定期間内にお客様の依頼に対応するために最善を尽くしますが、当社の回答の送達に不具合が生じた場合について責任を負いません。

お客様の情報が当社サービスを契約する当社の顧客によって処理されている場合、お客様は、お客様のデータの管理者として活動する当該サービス提供者（当社の顧客）に直接ご依頼を行う必要があります。

15. カリフォルニア州の利用者に関するプライバシー権

カリフォルニア州の居住者は、当社がマーケティング目的でパートナーまたは第三者と共有する個人情報のカテゴリー、および各第三者の連絡先情報を特定する通知を求める権利を有します。カリフォルニア州の居住者であり、当社サービスを利用しており、当該情報の提供を希望される場合は、privacidade@interfy.ai宛てにご依頼をお送りください。

16. 子どもの個人情報

当社利用規約に従い、当社は13歳未満の方の個人情報を意図的に収集または要求しません。13歳未満の方は、本サービスへの登録や、ご自身に関する個人情報の送付を行わないでください。13歳未満の方によって作成されたアカウント、またはそのような状況で当社に直接送付された情報を当社が把握した場合、当社は速やかにすべての情報を削除します。13歳未満の子どもが当社サービスにアカウントを登録した、または個人情報を提供したことに気づいた場合は、privacidade@interfy.ai宛てにご連絡ください。

17. 個人データの処理に関する法的根拠

当社は、そのための法的根拠がある場合にのみお客様の個人情報を処理します。当社は以下の法的根拠を利用します：

• 契約上の必要性：データは、お客様との利用規約を履行するために処理され、当社がサービスを提供するために不可欠であり、これらがなければサービスの提供は不可能となります。これには、必須のアカウント基本データ、必須の一次クッキー、接続データ、および（存在する場合）Active Directory経由のログインなどの第三者アカウント情報が含まれます。
• 同意：一部の場合において、当社は、収集時に明示的に求められ、お客様が正式に提供した同意に基づき個人データを処理します。
• 正当な利益：当社は、当社または第三者の正当な利益に資すると判断する一定のカテゴリーのデータを収集します。例えば、課金データ、オンラインフォームのデータ、追加のアカウントデータ、電話、チャットおよびメール（サービスの利用者アカウント以外の手段で収集された場合）、イベントおよびコミュニティのデータ、追跡クッキー、サポートチケット、デバイス識別子、並びにウェブビーコンなどです。
• その他の理由：当社は、法的、会計上、税務上および労働上の義務を履行するため、データ主体の重要な利益を保護するため、または政府機関および／もしくは司法当局の要求に対応するために、データを処理することがあります。

18. 一般規定