Politique de Confidentialité

1. Définitions

Données Personnelles : il s'agit des informations permettant d'identifier une personne physique, directement ou indirectement, y compris par le croisement de données. Exemple : numéro de carte d'identité, numéro fiscal, adresse, photographie, opinion religieuse ou politique, date de naissance, données de santé, données biométriques, etc.

Personne concernée (Titulaire) : il s'agit du propriétaire de la donnée, c'est-à-dire la personne physique à laquelle la donnée se rapporte.

Traitement de Données : désigne toute action réalisée sur une information personnelle, telle que la collecte, la consultation, le partage, la réception, la modification, la suppression, le transfert, etc.

Finalité : objectif visé par le traitement des données réalisé.

Responsable du Traitement (Controleur) : personne physique ou morale désignée par Interfy pour répondre aux questions et garantir que le traitement des données est réalisé conformément à la législation applicable, dans le respect des droits des personnes concernées.

Sous-traitant (Opérateur) : personne physique ou morale qui effectue le traitement des données au nom du responsable du traitement.

Tiers : personne physique ou morale de droit public ou privé avec laquelle Interfy entretient ou pourrait entretenir une relation.

Délégué à la Protection des Données (Encarregado) : personne physique ou morale désignée par Interfy pour répondre aux questions et garantir que le traitement des données est réalisé conformément à la LGPD, dans le respect des droits des personnes concernées.

2. Quels sont vos droits en tant que personne concernée

• En tant que personne concernée, vous avez droit à un accès facilité aux informations relatives au traitement de vos données, qui devront être mises à disposition de manière claire, adéquate et visible.
• Vous pouvez confirmer l'existence d'un traitement, en demander et y avoir accès.
• Si vous constatez que les données sont incomplètes, inexactes ou obsolètes, vous pouvez en demander la correction.
• Interfy ne conserve pas de données inutiles, mais si une donnée est jugée excessive, vous pouvez demander son anonymisation, son blocage ou sa suppression, y compris si elle est traitée en violation de la législation applicable.
• Si vous avez besoin que vos données soient transférées à un autre fournisseur, vous pouvez demander la portabilité des données, sur demande expresse, dans le respect du secret commercial et industriel.
• Si vous nous avez donné votre consentement pour traiter vos données, vous pouvez en demander la suppression, sauf dans les cas prévus par la législation applicable.
• Nous vous informerons des entités publiques ou privées avec lesquelles Interfy a partagé vos données, lorsqu'un partage a eu lieu.
• Si vous ne souhaitez pas nous donner votre consentement pour le traitement des données, nous respecterons votre décision et vous informerons des conséquences éventuelles de ce refus.
• Vous avez le droit de révoquer votre consentement, sur demande expresse, de manière gratuite et facilitée.
• Si nécessaire, vous avez le droit de saisir l'ANPD (Autorité Nationale de Protection des Données brésilienne), les organismes de défense des consommateurs et les institutions de régulation de la protection des données, si vos données sont traitées de manière inappropriée par Interfy.
• Vous pouvez vous opposer au traitement des données fondé sur une hypothèse de dispense de consentement en cas de non-respect de la législation applicable.
• Si Interfy traite des données de manière automatisée et prend des décisions fondées uniquement sur ce traitement affectant vos intérêts, vous pouvez demander la révision de ces décisions.
• Vous pouvez à tout moment demander des informations claires et adéquates sur les critères et procédures utilisés pour les décisions automatisées, dans le respect du secret commercial et industriel.
• Pour exercer vos droits relatifs à la protection des données, envoyez votre demande à privacidade@interfy.ai ; notre déléguée à la protection des données prendra les mesures nécessaires pour traiter votre demande.
• Si vous retirez votre consentement et qu'aucune autre base légale ne justifie le traitement, nous cesserons de traiter vos données pour la finalité consentie.
• Toute information que vous fournissez sur des blogs ou des sites internet, exposée sur Internet dans des lieux sans contrôle d'accès, de manière publique, ne peut voir sa protection garantie par nous, et nous ne pouvons pas non plus limiter qui pourra copier ou partager ces données.

3. Quelles données nous traitons

Interfy est un fournisseur de services de gestion intelligente de documents et d'automatisation des processus métier, réunissant la gestion documentaire (Documents), l'automatisation des processus (Process), la capture intelligente (Capture) et la signature électronique et numérique (Sign) au sein d'une plateforme unique. Nos services sont fournis en ligne, par souscription directe des entreprises utilisatrices ou par l'intermédiaire de partenaires commerciaux et de distributeurs. Nous traitons les données nécessaires pour activer et maintenir nos services en fonctionnement, garantir la sécurité et la disponibilité, diagnostiquer les problèmes techniques, mémoriser des informations utiles pour une meilleure utilisation du service, envoyer des notifications de maintenance et des alertes nécessaires, fournir un support technique, proposer des formations et des orientations sur les bonnes pratiques, informer sur les améliorations et les nouvelles fonctionnalités, et proposer des services complémentaires pertinents pour les utilisateurs et futurs utilisateurs.

Chaque personne physique ou morale qui souscrit à nos services peut stocker et traiter des données au moyen des fonctionnalités disponibles sur notre plateforme, étant alors identifiée comme RESPONSABLE DU TRAITEMENT, Interfy agissant en tant que SOUS-TRAITANT. Dans ce cadre, nous conservons les données en sécurité et accessibles, en les supprimant ou en fournissant une copie sur demande expresse du RESPONSABLE DU TRAITEMENT, dans le respect des paramètres qu'il a définis. En tant que SOUS-TRAITANT, Interfy s'engage à traiter les informations qualifiées de données personnelles en suivant rigoureusement les critères définis par le RESPONSABLE DU TRAITEMENT et précisés par le RGPD, la LGPD et les autres réglementations applicables, uniquement aux fins définies dans les conditions d'utilisation, Interfy ne pouvant être tenue responsable devant l'Autorité Nationale de Protection des Données (ANPD) et/ou d'autres autorités, les personnes concernées, ou toute autre institution habilitée à appliquer des sanctions administratives ou judiciaires.

Si Interfy venait à être sanctionnée en sa qualité de SOUS-TRAITANT, elle se réserve son droit de recours pour exiger du RESPONSABLE DU TRAITEMENT le remboursement de toutes les pertes, dommages et dépenses résultant de l'infraction, ainsi que toute autre mesure nécessaire pour protéger les droits d'Interfy.

Interfy et les sociétés du groupe n'ont pas de contrôle sur les données que les utilisateurs stockent, conformément au point 8 de nos Conditions d'Utilisation.

Pour utiliser nos services, vous fournissez les informations suivantes, considérées comme des Données Personnelles et pour lesquelles Interfy est responsable en qualité de RESPONSABLE DU TRAITEMENT : lors de la souscription des services, en tant qu'utilisateur de la plateforme, ou lorsque vous accédez à nos sites et nous envoyez un curriculum vitae, vous nous communiquez votre nom, votre e-mail, votre téléphone, votre fonction et vos données de curriculum vitae (qui varient selon chaque personne concernée).

4. À quoi nous utilisons chaque donnée

Nom et e-mail : nous utilisons ces données pour envoyer la notification initiale de création de votre espace de travail et, ultérieurement, des communications relatives au service, aux besoins de maintenance, aux mises à jour, aux obligations légales, aux informations marketing sur les nouveaux produits et fonctionnalités, aux offres, ou tout autre contenu nécessaire pour améliorer la prestation du service. Vous pouvez choisir de ne pas recevoir de messages marketing, en cochant l'option disponible dans le corps de l'e-mail. Si nous recevons une communication par e-mail, nous pourrons conserver le message, y compris nos réponses, à des fins de suivi de l'historique de service.

Numéro de téléphone : nous collectons le numéro de téléphone pour des contacts ultérieurs via WhatsApp ou d'autres applications de messagerie, dans le but de répondre aux demandes de support de manière plus rapide et précise, d'envoyer des communications et du matériel marketing, ou pour les contacts de notre service financier, lorsque cela est approprié et nécessaire. Nous ne vous ajouterons à aucun groupe sans invitation préalable.

Curriculum vitae : les curriculums vitae envoyés par les personnes concernées sont conservés dans notre base pendant 24 mois, utilisés pour sélectionner des collaborateurs dans nos processus de recrutement lorsqu'un nouveau poste est ouvert.

Fonction : elle est enregistrée dans le fichier clients et partenaires afin que nous puissions identifier les fonctions de chaque personne avec laquelle nous avons une relation, en nous orientant vers les bonnes personnes lorsque nécessaire.

Données de paiement : elles sont utilisées pour le traitement de la facturation mensuelle des services. Lorsque l'option de paiement par carte de crédit et/ou de débit est sélectionnée, Interfy ne les stocke pas — elles sont associées à un identifiant d'abonnement auprès du prestataire de paiement (par exemple, Stripe ou PayPal), qui collecte et conserve les données pour leur traitement. Interfy ne conserve que l'identifiant associé ; nos sous-traitants disposent de leurs propres politiques de confidentialité. Pour les autres moyens de paiement proposés, nous collectons et conservons des informations de facturation, l'enregistrement de l'abonnement et les registres de paiement pour la continuité des services. Outre les données susmentionnées, nous pouvons collecter : la localisation, l'adresse IP de la machine d'accès et l'identification des appareils d'accès.

5. Comment nous collectons et à quoi nous utilisons chaque donnée

Votre localisation : nous pouvons collecter, stocker et surveiller des données de localisation lorsque vous accédez à l'un de nos sites ou à l'application Interfy. Combinées à d'autres données, ces données peuvent vous rendre identifiable ; elles sont nécessaires au bon fonctionnement de certains services, comme l'identification de la devise locale et de la langue.

Adresse IP de la machine d'accès : associée à l'adresse e-mail et à la localisation, elle nous permet d'identifier où se trouve l'utilisateur sur notre plateforme et à quelle région il appartient, ce qui nous aide à améliorer nos procédures d'assistance et à identifier d'éventuels problèmes liés à la région, tels que des questions de performance du service.

Identification des appareils d'accès : lors de l'accès aux services depuis un appareil mobile, nous pouvons collecter, stocker, surveiller et accéder à des identifiants de l'appareil, susceptibles de vous rendre identifiable s'ils sont associés à d'autres données. Nous conservons ces données pour afficher les pages selon la taille de l'appareil et restreindre les fonctions non adaptées à certains types d'appareils.

Autres données que nous traitons à partir des données collectées ci-dessus :

Cookies : ils vous aident à vous connecter plus rapidement à la plateforme, en stockant des informations sur votre navigation sur le site ; ces informations, qui nous sont transmises de manière anonyme, nous permettent d'améliorer votre expérience de navigation. Un cookie persistant reste sur votre disque dur après la fermeture du navigateur, et peut être supprimé selon les instructions de votre navigateur ; un cookie de session est temporaire et disparaît à la fermeture du navigateur.

Fichiers journaux (logs) : lorsque vous utilisez le Service, nos serveurs enregistrent automatiquement certaines informations envoyées par votre navigateur, telles que la requête web, l'adresse IP, le type de navigateur, les pages de référence/sortie et les URL, le nombre de clics, la manière dont vous interagissez avec les liens du Service, les noms de domaine, les pages d'atterrissage, les pages consultées, l'opérateur mobile et d'autres informations.

Balises web (web beacons) : nous pouvons les utiliser dans des e-mails au format HTML envoyés aux utilisateurs, ce qui nous permet de suivre lesquels sont ouverts par les destinataires et les habitudes d'utilisation en ligne, générant des statistiques plus élaborées et rendant nos services plus attractifs pour les utilisateurs.

6. Données collectées de manière facultative

Vous pouvez ajouter votre photo au profil d'accès de la plateforme lorsque vous utilisez les services. Cette action est facultative et vous pouvez la retirer quand vous le souhaitez.

Vous pouvez également nous transmettre vos données en remplissant un formulaire en ligne, en envoyant un e-mail ou en nous contactant par chat. Ces données sont traitées pour vous fournir les informations que vous demandez et peuvent être utilisées à des fins de marketing direct et à des fins d'analyse.

Si vous vous inscrivez à l'un de nos événements en ligne, vous nous transmettrez vos coordonnées, par lesquelles nous vous donnerons accès à l'événement ; ces données sont traitées pour mieux comprendre notre base d'utilisateurs ou de futurs utilisateurs et à des fins de marketing direct.

Vous pouvez vous désinscrire des communications marketing d'Interfy en suivant les instructions de désinscription figurant en bas des e-mails promotionnels, ou en envoyant un e-mail à privacidade@interfy.ai.

7. Données collectées auprès de tiers

Nous pouvons collecter des données à partir de sources tierces afin que vous puissiez vous connecter à nos services, ou si vous partagez des données stockées dans nos services avec des tiers — ces services tiers peuvent nous transmettre des informations sur vous et votre profil public, dans la mesure où les paramètres de votre compte dans l'application du tiers permettent ce type de partage.

Nous pouvons également recevoir des informations associées à l'utilisation de nos sites à partir d'applications de tiers. Si vous visitez nos sites, nous pouvons surveiller et enregistrer vos activités, et nos prestataires tiers peuvent nous fournir des informations supplémentaires accessibles publiquement.

Les informations que nous collectons peuvent également être utilisées à des fins d'identification, d'authentification, de prévention de la fraude et pour améliorer le service que nous fournissons, y compris la résolution de problèmes, les études de marché et le respect de nos Conditions d'Utilisation.

8. Comment Interfy traite, en qualité de SOUS-TRAITANT, les documents et données stockés par vous sur la plateforme

Le contenu stocké par vous et par les personnes de votre organisation sur la plateforme Interfy n'est pas consulté par notre équipe de support, sauf si l'administrateur de la plateforme fournit un identifiant et un mot de passe d'accès à l'un de nos collaborateurs, à des fins exclusives de support technique et d'orientation sur l'utilisation de l'application — l'utilisateur devant être désactivé par l'administrateur à la fin de l'intervention. Chaque client bénéficie d'une base isolée, garantissant la protection de l'accès à l'information : seules les personnes auxquelles l'administrateur de la plateforme aura fourni un identifiant et un mot de passe avec les permissions correspondantes auront accès au contenu. Tous les contenus et données stockés (registres, fichiers électroniques, métadonnées, formulaires, processus, etc.) sont transférés vers nos serveurs sur l'infrastructure AWS (certifiée ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Type II et HIPAA Ready, et conforme à la LGPD et au RGPD), par saisie, numérisation et/ou téléchargement par les personnes autorisées par le RESPONSABLE DU TRAITEMENT, conformément aux règles et paramètres prédéfinis par l'administrateur de la plateforme ; le contenu circule entre les postes de travail ou appareils et est transféré via HTTPS, avec un chiffrement TLS.

9. Partage avec des tiers

Interfy peut partager vos données avec des partenaires commerciaux lorsque nous estimons qu'ils sont fiables et susceptibles d'offrir des produits et services pertinents pour vous, ou afin que nous puissions exécuter le présent contrat de prestation de services — comme, par exemple, les prestataires d'hébergement. Lorsque cela est nécessaire, nous nous assurons que le tiers est fiable et préservera la confidentialité de vos données.

Si Interfy fait l'objet d'une fusion, d'une acquisition ou d'un changement dans son actionnariat, l'entreprise pourra partager vos données avec des tiers dans le cadre de ce processus.

Si vous accédez à notre application en utilisant directement des applications tierces, vos données peuvent être partagées avec elles ; assurez-vous de faire confiance à l'application et consultez les politiques de protection des données de l'entreprise qui en est propriétaire.

Nous pouvons partager des données avec des applications tierces via l'utilisation d'une API, dans le cadre de laquelle les données stockées peuvent être consultées et/ou copiées vers d'autres applications, avec l'accord préalable du RESPONSABLE DU TRAITEMENT responsable des données stockées sur notre plateforme.

Interfy peut divulguer vos données personnelles lorsqu'elle y est tenue par la loi ou une disposition légale, dans le but de protéger la sécurité de toute personne en cas de fraude, de protéger le droit à la vie et à la liberté, ou de protéger les droits d'Interfy.

Nous utilisons des outils d'analyse tiers, qui collectent des informations transmises par votre navigateur dans le cadre d'une requête de page web, des modules complémentaires du navigateur et d'autres informations, pour nous aider à mesurer le trafic et les tendances d'utilisation de nos Services.

Interfy peut stocker et traiter des données personnelles dans des systèmes de marketing tiers, des systèmes de gestion de la relation client (CRM) et des systèmes de gestion de courrier électronique, afin de promouvoir les activités de l'entreprise et de faciliter les interactions avec les utilisateurs et clients potentiels.

10. Blog et communauté

Nous pouvons créer des blogs et des communautés accessibles au public, y compris des forums. Toute information que vous incluez dans ces espaces pourra être lue par d'autres personnes, que nous ne pouvons pas contrôler, et pourra également être collectée et utilisée par toute personne accédant à ce contenu ; les informations publiées peuvent rester disponibles même après la clôture de votre compte.

Si vous supprimez des informations publiées sur le service de blog et/ou de communauté, des copies peuvent subsister dans le cache du service ou chez d'autres utilisateurs. Si vous souhaitez que nous procédions à la suppression de ces informations, envoyez un e-mail à privacidade@interfy.ai ; toutefois, dans certains cas, il pourra ne pas nous être possible de supprimer ces informations.

11. Partage international de données

L'hébergement de nos services est réparti dans les régions suivantes :

• Amazon AWS — São Paulo (Brésil) et Virginie (États-Unis d'Amérique).

Les données sont réparties de manière automatisée grâce aux ressources technologiques mises en œuvre au sein même de l'infrastructure. Pour garantir la protection des données, nous adoptons des mesures de sécurité conformes aux exigences de la LGPD et, conjointement avec le prestataire AWS, nous utilisons des dispositifs contre la destruction accidentelle, l'accès non autorisé, des sauvegardes automatisées et des mesures organisationnelles alignées sur la politique de sécurité, parmi d'autres aspects techniques raisonnables.

Les données des utilisateurs de l'Union européenne, du Royaume-Uni, du Liechtenstein, de la Norvège, de l'Islande et d'autres pays sont stockées aux États-Unis (USA) par Interfy et ses prestataires de services ; si vous ne résidez pas aux États-Unis, les lois applicables peuvent différer de celles de votre pays de résidence. En utilisant les Services, vous reconnaissez que toute information personnelle vous concernant est fournie à Interfy aux États-Unis et hébergée sur des serveurs situés aux États-Unis, et vous autorisez Interfy à transférer, stocker et traiter vos informations à partir des États-Unis et vers ceux-ci, et, si nécessaire, vers d'autres pays mentionnés dans la présente politique. Les utilisateurs du Brésil peuvent voir leurs données stockées aux États-Unis et au Brésil.

12. Durée de traitement et de conservation des données

Données pour lesquelles Interfy est RESPONSABLE DU TRAITEMENT : les données collectées directement ou par nos clients à partir de la Plateforme sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la fourniture des services, ou pendant la durée nécessaire au respect de nos accords et obligations légales, comptables et fiscales. Pour la suppression ou l'anonymisation, nous avons établi des politiques internes garantissant la sécurité du processus, pouvant conserver la donnée jusqu'à 3 mois après la cessation de l'utilisation des services, à titre de marge de sécurité avant leur suppression ou anonymisation. Les données utilisées par le service marketing pourront être conservées aussi longtemps que nous estimerons que nos services peuvent être pertinents pour une future souscription, ou jusqu'à ce que vous vous désinscriviez ou demandiez la suppression des données.

Données pour lesquelles Interfy est SOUS-TRAITANT : elles sont conservées jusqu'à ce que le RESPONSABLE DU TRAITEMENT demande leur suppression et jusqu'à ce que nous puissions l'exécuter en toute sécurité, en confirmant que toutes les données ont été définitivement supprimées, ce qui peut prendre jusqu'à 90 jours. Interfy exige que toutes les personnes physiques et morales contractantes et utilisatrices de nos services agissent conformément à toutes les lois et réglementations applicables, ainsi qu'à la présente politique, et pourra mettre fin unilatéralement à la prestation des services si elle constate que les utilisateurs du client enfreignent des règles de protection des données personnelles, comme précisé dans nos Conditions d'Utilisation.

Données traitées pour assurer la conformité : les données nécessaires au respect des obligations fiscales, comptables, sociales, du travail et légales du groupe Interfy, dans chacun des pays où nous opérons, sont conservées pendant la durée déterminée par la loi de chaque pays.

13. Du consentement

En acceptant notre Politique de Confidentialité et en vous inscrivant pour utiliser notre plateforme ou l'un quelconque de nos Services, vous reconnaissez l'accepter et nous autorisez à traiter vos données conformément à la présente politique.

Vous avez le droit de retirer, totalement ou partiellement, votre consentement au traitement de vos Données Personnelles. Pour cela, contactez privacidade@interfy.ai, et nous cesserons de traiter vos données personnelles pour les finalités pour lesquelles vous aviez initialement consenti, sauf s'il existe des motifs légaux et impérieux justifiant la poursuite du traitement de vos Données Personnelles, qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense de droits en justice.

14. Corriger, mettre à jour ou supprimer vos informations

Vous pouvez demander la correction, la mise à jour ou la suppression des informations personnelles que vous fournissez directement à Interfy ; notre équipe mettra tout en œuvre pour traiter votre demande dans le délai légal applicable, mais nous ne serons pas responsables d'un éventuel manquement dans la transmission de notre réponse.

Lorsque votre information est traitée par l'un de nos clients souscripteurs de nos services, vous devez adresser vos demandes directement à votre fournisseur (notre client de services), qui agit en tant que RESPONSABLE DU TRAITEMENT de vos données.

15. Droits à la confidentialité pour les utilisateurs de Californie

Les résidents de Californie ont le droit de nous demander un avis identifiant les catégories d'informations personnelles que nous partageons avec nos partenaires ou des tiers à des fins de marketing, y compris les coordonnées de chaque tiers. Si vous résidez en Californie, utilisez nos services et souhaitez demander de telles informations, envoyez une demande à privacidade@interfy.ai.

16. Informations personnelles des enfants

Nous ne collectons ni ne sollicitons intentionnellement des informations personnelles concernant des mineurs de moins de 13 ans, conformément à nos Conditions d'Abonnement. Si vous avez moins de 13 ans, veuillez ne pas tenter de vous inscrire aux services ni de nous envoyer d'informations personnelles vous concernant. Si nous prenons connaissance d'un compte créé par une personne de moins de 13 ans, ou d'informations qui nous auraient été directement envoyées dans ces conditions, nous supprimerons toutes ces informations dans les plus brefs délais. Si vous constatez qu'un enfant de moins de 13 ans a créé un compte sur nos services ou fourni des informations personnelles, contactez-nous à privacidade@interfy.ai.

17. Base légale pour le traitement des données personnelles

Nous ne traitons vos informations personnelles que si nous disposons d'une base légale pour le faire. Nous utilisons les bases légales suivantes :

• Nécessité contractuelle : les données sont traitées pour exécuter nos Conditions de Service avec vous, étant essentielles pour que nous puissions fournir les services — sans elles, nous serions dans l'impossibilité de le faire. Cela inclut les données essentielles du compte, les cookies primaires essentiels, les données de connexion et les informations de compte de tiers (le cas échéant), comme dans le cas d'une connexion via Active Directory.
• Consentement : dans certains cas, nous traitons des données personnelles sur la base du consentement formellement donné par vous au moment de la collecte, sollicité de manière expresse lors de celle-ci.
• Intérêt légitime : nous collectons certaines catégories de données lorsque nous estimons qu'elles favorisent notre intérêt légitime ou celui de tiers, telles que les données de facturation, les données de formulaire en ligne, les données complémentaires du compte, le téléphone, le chat et l'e-mail (lorsqu'ils sont collectés par des moyens autres que le compte utilisateur du service), les données relatives aux événements et communautés, les cookies de suivi, les tickets de support, les identifiants d'appareils et les balises web.
• Autres motifs : nous pouvons traiter des données pour respecter des obligations légales, comptables, fiscales et relatives au droit du travail, pour protéger les intérêts vitaux des personnes concernées, ou pour répondre aux exigences d'institutions gouvernementales et/ou judiciaires.

18. Dispositions générales