隐私政策

1. 定义

个人数据:指能够直接或间接识别自然人身份的信息,包括通过数据交叉比对识别身份的情形。例如:身份证号码、CPF(个人纳税人登记号)、地址、照片、宗教或政党倾向、出生日期、健康数据、生物特征信息等。

数据主体:指数据的所有者,即该数据所指向的自然人。

数据处理:指对个人信息实施的任何操作,如采集、查看、共享、接收、编辑、删除、转移等。

目的:指数据处理所欲达成的目标。

控制者:指 Interfy 指定的、负责回应相关问题并确保数据处理依照适用法律进行、尊重数据主体权利的自然人或法人。

处理者:指代表控制者进行数据处理的自然人或法人。

第三方:指与 Interfy 存在或可能存在关联的公法或私法性质的自然人或法人。

数据保护负责人:指 Interfy 指定的、负责回应相关问题并确保数据处理依照 LGPD 进行、尊重数据主体权利的自然人或法人。

2. 您作为数据主体的权利

• 作为数据主体,您有权便捷地获取有关您数据处理情况的信息,这些信息应以清晰、充分和明显的方式提供。
• 您可以确认数据处理是否存在,并要求获取和查阅数据。
• 如果发现数据不完整、不准确或已过时,您可以要求更正。
• Interfy 不会保留不必要的数据,但如果某项数据被认为是多余的,您可以要求匿名化、锁定或删除,包括在数据处理不符合适用法律的情况下。
• 如果您需要将数据转移给其他服务提供方,可以通过明确的请求,在遵守商业和工业秘密的前提下,要求数据可携带。
• 如果您曾同意我们处理您的数据,可以要求删除数据,法律规定的例外情形除外。
• 如发生数据共享,我们将告知您 Interfy 与哪些公共或私营机构共享了您的数据。
• 如果您不希望向我们提供数据处理的同意,我们将尊重您的决定,并告知您不提供同意可能产生的后果。
• 您有权以免费且便捷的方式,通过明确表示撤回您的同意。
• 如有必要,如果您认为 Interfy 对您的数据处理不当,您有权向 ANPD(国家数据保护局)、消费者保护机构以及数据保护监管机构提起申诉。
• 您可以以违反适用法律为由,对基于豁免同意情形进行的数据处理提出异议。
• 如果 Interfy 以自动化方式处理数据,并仅依据该处理做出影响您利益的决定,您可以要求对该等决定进行复核。
• 您可以随时要求获得关于自动化决策所使用标准和程序的清晰、充分的信息,同时应遵守商业和工业秘密的限制。
• 如需行使与数据保护相关的权利,请将您的请求发送至 privacidade@interfy.ai;我们的数据保护负责人将采取必要措施处理您的请求。
• 如果您撤回同意且没有其他合法依据支持该处理,我们将停止为您同意的目的处理您的数据。
• 您在博客或网站上提供的、在没有访问控制的互联网公开场所公开披露的任何信息,我们无法保证其受到保护,也无法限制他人复制或共享该等数据。

3. 我们处理哪些数据

Interfy 是一家提供智能文档管理和业务流程自动化服务的服务提供商,将文档管理(Documents)、流程自动化(Process)、智能采集(Capture)以及电子及数字签名(Sign)整合在同一平台中。我们的服务在线提供,可由使用企业直接订阅,也可通过商业合作伙伴和经销商订阅。我们处理必要的数据以激活和维持服务运行,保障安全性和可用性,诊断技术问题,记住有助于更好使用服务的信息,发送必要的维护通知和提醒,提供技术支持,提供培训和最佳实践指导,告知改进和新功能,并向用户和潜在用户提供相关的补充服务。

每个订阅我们服务的自然人或法人可以使用我们平台提供的功能存储和处理数据,被认定为“控制者”,而 Interfy 则作为“处理者”。在此身份下,我们保持数据安全且可访问,根据控制者的明确要求删除数据或提供数据副本,遵守控制者设定的配置。作为处理者,Interfy 承诺严格按照控制者设定并在 GDPR、LGPD 及其他适用法规中规定的标准处理被归类为个人数据的信息,仅用于使用条款中限定的目的,Interfy 不应就此对国家数据保护局(ANPD)和/或其他机构、数据主体或任何有权实施行政或司法处罚的机构承担责任。

如果 Interfy 作为处理者被处罚,Interfy 保留向控制者追偿因该违法行为导致的所有损失、损害和费用的权利,以及采取其他必要措施保护 Interfy 权益的权利。

根据我们使用条款第 8 条,Interfy 及集团旗下公司无法控制用户在平台上存储何种数据。

为使用我们的服务,您需要提供以下信息,这些信息被视为个人数据,Interfy 作为控制者对此负责:在订阅服务时、作为平台用户时,或当您访问我们的网站并向我们发送个人简历时,您向我们提供您的姓名、电子邮箱、电话、职位以及简历数据(具体因每位数据主体而异)。

4. 我们如何使用每项数据

姓名和电子邮箱:我们使用这些数据发送您工作空间创建的初始通知,随后发送与服务相关的通信、维护需求、更新、法律义务、有关新产品和功能的营销信息、优惠,或其他任何有助于改善服务提供的必要内容。您可以选择不接收营销信息,方法是勾选邮件正文中提供的选项。如果我们收到电子邮件通信,我们可能会保留该消息及我们的回复,用于维护服务记录。

电话号码:我们收集电话号码用于之后通过 WhatsApp 或其他消息应用程序进行联系,目的是更快速、更准确地处理支持请求,发送通知和营销材料,或在适当且必要时供我们的财务部门联系使用。未经事先邀请,我们不会将您加入任何群组。

简历:数据主体提交的简历将在我们的数据库中保存 24 个月,用于在开设新职位时的招聘选拔过程。

职位:该信息保存在客户和合作伙伴档案中,以便我们识别与我们有业务往来的每个人的职能,在必要时准确地联系到相应人员。

付款数据:用于处理服务的月度账单。当选择信用卡和/或借记卡付款方式时,Interfy 不会存储该数据——这些数据与支付处理商(例如 Stripe 或 PayPal)中的订阅 ID 相关联,由该处理商收集和保存用于处理。Interfy 仅保留关联的 ID;我们的分处理方(subprocessor)有各自的隐私政策。对于提供的其他付款方式,我们会收集并保存账单信息、订阅记录和付款记录,以保证服务的持续性。除上述数据外,我们还可能收集:地理位置、访问设备的 IP 地址以及访问设备的标识信息。

5. 我们如何收集及使用每项数据

您的位置:当您访问我们的某个网站或 Interfy 应用程序时,我们可能会收集、存储和监控位置数据。结合其他数据,这些数据可能使您具有可识别性;这些数据对于某些服务的正常运行是必要的,例如识别本地货币和语言。

访问设备的 IP 地址:与电子邮箱地址和位置信息结合使用,可以帮助我们识别用户在平台中所处的位置及所属地区,有助于改善我们的服务流程,并识别与该地区相关的潜在问题,例如服务性能问题。

访问设备标识:当您通过移动设备访问服务时,我们可能会收集、存储、监控和访问设备标识信息,若与其他数据结合,可能使您具有可识别性。我们存储这些数据是为了根据设备尺寸呈现页面,并限制不适用于特定设备类型的功能。

我们根据上述收集的数据处理的其他数据:

Cookie:帮助您更快速地登录平台,通过存储您在网站上的浏览方式信息;这些以匿名方式发送给我们的信息使我们能够改善您的浏览体验。持久性 cookie 在关闭浏览器后仍保留在您的硬盘上,可根据浏览器说明将其移除;会话 cookie 是临时的,关闭浏览器后即消失。

日志文件:当您使用服务时,我们的服务器会自动记录您浏览器发送的某些信息,例如网络请求、IP 地址、浏览器类型、查询/退出页面和 URL、点击次数、您与服务中链接的互动方式、域名、着陆页、已浏览页面、移动运营商及其他信息。

网络信标(Web beacons):我们可能在发送给用户的基于 HTML 的电子邮件中使用网络信标,使我们能够追踪哪些邮件被收件人打开以及在线使用模式,从而生成更详细的统计数据,使我们的服务对用户更具吸引力。

6. 可选收集的数据

您可以在使用服务时为平台访问档案添加照片。此操作为可选,您可以随时删除该照片。

您还可以通过填写在线表格、发送电子邮件或通过聊天联系我们向我们发送数据。这些数据的处理目的是提供您向我们请求的信息,也可能用于直接营销和分析目的。

如果您报名参加我们的某个在线活动,将发送您的联系信息,我们将据此为您提供该活动的访问权限;这些数据的处理目的是让我们更好地了解我们的用户群或潜在用户群,以及用于直接营销目的。

您可以按照促销邮件页脚中的取消订阅说明,或发送电子邮件至 privacidade@interfy.ai,取消接收 Interfy 的营销通信。

7. 从第三方收集的数据

我们可能会从第三方来源收集数据,以便您登录我们的服务,或者如果您与第三方共享存储在我们服务中的数据——这些第三方服务可能会向我们发送有关您及您的公开档案的信息,前提是您在该第三方应用程序中的账户设置允许此类共享。

我们还可能从第三方应用程序接收与我们网站使用相关的信息。如果您访问我们的网站,我们可能会监控并记录您的活动,我们的第三方提供商也可能向我们提供其他可公开访问的信息。

我们收集的信息还可用于身份识别、身份验证、防止欺诈以及改进我们提供的服务,包括故障排除、市场调研以及遵守我们的使用条款。

8. Interfy 作为处理者如何处理您在平台上存储的文档和数据

您和您所在组织的人员在 Interfy 平台上存储的内容不会被我们的支持团队查看,除非平台管理员向我们的某位员工提供登录名和密码以进行技术支持和应用程序使用指导——且该用户应在服务结束后由管理员停用。每个客户都拥有独立隔离的数据库,以确保信息访问的保护:只有平台管理员授予登录名、密码及相应权限的人员才能访问该内容。所有存储的内容和数据(记录、电子文件、元数据、表单、流程等)在由控制者授权的人员根据平台管理员预先设定的规则和配置进行录入、扫描和/或上传后,均传输至我们位于 AWS 基础设施上的服务器(该基础设施拥有 ISO/IEC 27001:2022、SOC 2 Type II 和 HIPAA Ready 认证,并符合 LGPD 和 GDPR);内容在工作站或设备之间传输时,通过 HTTPS 使用 TLS 加密进行传输。

9. 与第三方共享

当我们认为某商业合作伙伴值得信赖且可能拥有对您有用的相关产品和服务时,或为了履行本服务提供合同(例如托管服务提供商),Interfy 可能与其共享您的数据。当我们需要这样做时,我们会确保该第三方值得信赖并将对您的数据保密。

如果 Interfy 经历合并、收购或股权结构变更,公司可能因此过程与第三方共享您的数据。

如果您直接使用第三方应用程序访问我们的应用程序,您的数据可能会与其共享;请确保您信任该应用程序,并遵守其所属公司的数据保护政策。

我们可能通过 API 使用与第三方应用程序共享数据,存储的数据可能被查询和/或复制到其他应用程序,但须经我们平台上存储数据的负责控制者同意。

在法律或法律规定要求的情况下,为保护涉及欺诈的任何个人的安全、保护生命和自由的权利,或保护 Interfy 的权利,Interfy 可以披露您的个人数据。

我们使用第三方分析工具,这些工具会收集您的浏览器作为网页请求一部分发送的信息、浏览器插件及其他信息,以帮助我们衡量流量和我们服务的使用趋势。

为推动公司运营并促进与用户和潜在客户的互动,Interfy 可能在第三方营销系统、客户关系管理系统(CRM)和电子邮件管理系统中存储和处理个人数据。

10. 博客与社区

我们可能会创建面向公众的博客和社区,包括论坛。您在这些区域发布的任何信息都可能被其他我们无法控制的人阅读,也可能被访问该内容的任何人收集和使用;所发布的信息即使在您注销账户后也可能继续存在。

如果您删除在博客和/或社区服务上发布的信息,副本可能仍保留在服务缓存或其他用户处。如果您希望我们删除这些信息,请发送电子邮件至 privacidade@interfy.ai;但在某些情况下,我们可能无法删除此类信息。

11. 国际数据共享

我们服务的托管分布在以下地区:

• Amazon AWS —— 圣保罗(巴西)和弗吉尼亚州(美利坚合众国)。

数据通过基础设施自身应用的技术资源自动化分布。为确保数据保护,我们按照 LGPD 的规定采取安全措施,并与 AWS 提供商共同利用防止意外销毁、未经授权访问的资源、自动化备份以及与安全政策一致的组织措施等其他合理的技术手段。

欧盟、英国、列支敦士登、挪威、冰岛及其他国家用户的数据,通过 Interfy 及其服务提供商存储在美国;如果您不居住在美国,适用的法律可能与您所居住地的法律不同。使用服务即表示您承认,有关您的任何个人信息正被提供给美国的 Interfy,并托管在美国的服务器上,并授权 Interfy 从美国及在美国境内传输、存储和处理您的信息,并在必要时于本政策所列的其他国家进行相应处理。巴西用户的数据可能同时存储在美国和巴西。

12. 数据处理和保留期限

Interfy 作为控制者的数据:直接或由我们的客户从平台收集的数据,仅在提供服务所需的时间内保留,或在履行我们的协议及法律、会计和税务义务所需的时间内保留。为进行删除或匿名化,我们建立了内部政策以保障该过程的安全性,在停止使用服务后,可能会将数据保留最多 3 个月,作为删除或匿名化前的安全缓冲期。营销部门使用的数据可能会在我们认为我们的服务对未来订阅仍具相关性期间保留,或直至您取消订阅或要求删除数据为止。

Interfy 作为处理者的数据:数据将保留至控制者要求删除,且我们能够安全执行该删除,并确认所有数据已被永久删除,该过程最长可能需要 90 天。Interfy 要求所有使用我们服务的自然人和法人客户遵守所有适用法律法规以及本政策,如发现承租方用户违反个人数据保护规范(如我们使用条款中所述),可单方面终止服务的提供。

为保持合规而处理的数据:Interfy 集团在其经营的任何国家为履行税务、财务、社保、劳动和法律义务所需的数据,将按照每个国家法律规定的期限保留。

13. 关于同意

同意我们的隐私政策并注册使用我们的平台或任何服务,即表示您同意该政策,并授权我们按照本政策处理您的数据。

您有权全部或部分撤回对我们处理您个人数据的同意。为此,请联系 privacidade@interfy.ai,我们将停止为您最初同意的目的处理您的个人数据,除非存在合法且有说服力的理由需要继续处理您的个人数据,这些理由超越了您的利益、权利和自由,或用于在司法程序中提出、行使或辩护权利。

14. 更正、更新或删除您的信息

您可以要求更正、更新或删除您直接提供给 Interfy 的个人信息;我们的团队将尽最大努力在适用的法定期限内响应您的请求,但对于回复未能送达的情况,我们不承担责任。

当您的信息是由我们的某个客户(作为服务订阅方)处理时,您应直接向该服务提供方(我们的客户,作为您数据的控制者)提出请求。

15. 加州用户的隐私权利

加州居民有权要求我们提供一份声明,说明我们为营销目的与合作伙伴或第三方共享的个人信息类别,包括每个第三方的联系信息。如果您是加州居民,使用我们的服务并希望申请此类信息,请将请求发送至 privacidade@interfy.ai。

16. 儿童个人信息

根据我们的订阅条款,我们不会故意收集或征求 13 岁以下未成年人的个人信息。如果您未满 13 岁,请不要尝试注册服务,也不要向我们发送任何关于您的个人信息。如果我们发现由未满 13 岁的人创建的账户,或在此情况下直接发送给我们的信息,我们将尽快删除所有相关信息。如果您发现有未满 13 岁的儿童在我们的服务中注册了账户或提供了个人信息,请通过 privacidade@interfy.ai 与我们联系。

17. 个人数据处理的合法依据

只有在具备合法依据的情况下,我们才会处理您的个人信息。我们采用以下合法依据:

• 合同必要性:处理数据是为了履行我们与您之间的服务条款,这些数据对于我们提供服务至关重要——若没有这些数据,我们将无法提供服务。包括账户核心数据、必要的基础 cookie、连接数据以及第三方账户信息(如有),例如通过 Active Directory 登录的情形。
• 同意:在某些情况下,我们基于您在数据收集时正式给予的、明确请求的同意来处理个人数据。
• 合法利益:当我们认为某些类别的数据有利于我们或第三方的合法利益时,我们会收集这些数据,例如账单数据、在线表单数据、附加账户数据、电话、聊天和电子邮件数据(当通过服务用户账户以外的方式收集时)、活动和社区数据、追踪 cookie、支持工单、设备标识符和网络信标。
• 其他理由:我们可能出于履行法律、会计、税务和劳动义务、保护数据主体切身利益,或应政府机构和/或司法机关的要求而处理数据。

18. 一般规定