Политика конфиденциальности

1. Определения

Персональные данные — это сведения, позволяющие прямо или косвенно идентифицировать физическое лицо, в том числе посредством перекрёстного анализа данных. Пример: номер удостоверения личности, CPF, адрес, фотография, религиозные или политические предпочтения, дата рождения, данные о состоянии здоровья, биометрия и т. п.

Субъект данных — это владелец данных, то есть физическое лицо, к которому относятся данные.

Обработка данных — это любое действие, совершаемое с персональной информацией, такое как сбор, просмотр, передача, получение, редактирование, удаление, передача третьим лицам и т. п.

Цель — задача, которую предполагается достичь посредством осуществляемой обработки данных.

Контролёр (Controlador) — физическое или юридическое лицо, назначенное Interfy для ответов на запросы и обеспечения того, чтобы обработка данных осуществлялась в соответствии с применимым законодательством, с соблюдением прав субъектов данных.

Оператор (Operador) — физическое или юридическое лицо, осуществляющее обработку данных от имени контролёра.

Третье лицо — физическое или юридическое лицо публичного или частного права, с которым Interfy имеет или может иметь отношения.

Ответственный за защиту данных (Encarregado) — физическое или юридическое лицо, назначенное Interfy для ответов на запросы и обеспечения того, чтобы обработка данных осуществлялась в соответствии с LGPD, с соблюдением прав субъектов данных.

2. Какие права у вас есть как у субъекта данных

• Как субъект данных, вы имеете право на упрощённый доступ к информации об обработке ваших данных, которая должна предоставляться в ясной, адекватной и заметной форме.
• Вы можете подтвердить наличие обработки, запросить и получить доступ к данным.
• Если вы обнаружите, что данные являются неполными, неточными или устаревшими, вы можете запросить их исправление.
• Interfy не хранит ненужных данных, но если какие-либо данные будут признаны избыточными, вы можете запросить их анонимизацию, блокировку или удаление, в том числе если они обрабатываются с нарушением применимого законодательства.
• Если вам необходимо передать свои данные другому поставщику, вы можете запросить перенос данных (портируемость) по прямому запросу, с учётом коммерческой и промышленной тайны.
• Если вы дали нам согласие на обработку своих данных, вы можете запросить их удаление, за исключением случаев, предусмотренных применимым законодательством.
• Мы сообщим, каким государственным или частным организациям Interfy передавала ваши данные, в случае такой передачи.
• Если вы не желаете предоставлять нам согласие на обработку данных, мы примем ваше решение и сообщим о возможных последствиях его непредоставления.
• Вы имеете право отозвать своё согласие путём прямого заявления, бесплатно и в упрощённом порядке.
• При необходимости вы имеете право обратиться в ANPD (Национальное управление по защите данных Бразилии), в органы защиты прав потребителей и в регулирующие органы по защите данных, если ваши данные обрабатываются Interfy ненадлежащим образом.
• Вы можете возразить против обработки данных, основанной на освобождении от согласия, в случае несоблюдения применимого законодательства.
• Если Interfy обрабатывает данные в автоматизированном порядке и принимает решения исключительно на основе такой обработки, затрагивающие ваши интересы, вы можете запросить пересмотр таких решений.
• В любой момент вы можете запросить ясную и адекватную информацию о критериях и процедурах, используемых для автоматизированных решений, с учётом коммерческой и промышленной тайны.
• Чтобы реализовать свои права, связанные с защитой данных, направьте запрос на privacidade@interfy.ai; наш ответственный за защиту данных примет необходимые меры для выполнения вашего запроса.
• Если вы отзовёте своё согласие и не будет иного правового основания для обработки, мы прекратим обработку ваших данных для цели, на которую было дано согласие.
• Любая информация, которую вы предоставляете в блогах или на веб-сайтах, размещённая в интернете в местах без контроля доступа, в открытом виде, не может быть защищена нами, равно как мы не можем ограничить, кто может копировать или передавать такие данные.

3. Какие данные мы обрабатываем

Interfy — поставщик услуг интеллектуального управления документами и автоматизации бизнес-процессов, объединяющий управление документами (Documents), автоматизацию процессов (Process), интеллектуальный захват данных (Capture) и электронную и цифровую подпись (Sign) на единой платформе. Наши услуги предоставляются онлайн, при прямом заключении договора компаниями-пользователями либо через бизнес-партнёров и дистрибьюторов. Мы обрабатываем данные, необходимые для активации и поддержания работы наших услуг, обеспечения безопасности и доступности, диагностики технических проблем, запоминания полезной информации для более эффективного использования услуги, отправки уведомлений об обслуживании и необходимых предупреждений, оказания технической поддержки, проведения обучения и предоставления рекомендаций по лучшим практикам, информирования об улучшениях и новых функциях, а также предложения дополнительных услуг, значимых для пользователей и потенциальных пользователей.

Каждое физическое или юридическое лицо, заключающее договор на наши услуги, может хранить и обрабатывать данные с использованием функций, доступных на нашей платформе, и обозначается как КОНТРОЛЁР, а Interfy выступает в роли ОПЕРАТОРА. В этом качестве мы обеспечиваем безопасность и доступность данных, удаляя их или предоставляя их копию по прямому запросу КОНТРОЛЁРА, с соблюдением настроек, определённых им. Как ОПЕРАТОР, Interfy обязуется обрабатывать информацию, классифицируемую как персональные данные, строго придерживаясь критериев, установленных КОНТРОЛЁРОМ и указанных в GDPR и LGPD, а также в иных применимых нормативных актах, исключительно в целях, определённых условиями использования, при этом Interfy не может быть привлечена к ответственности перед Национальным управлением по защите данных (ANPD) и/или иными органами власти, субъектами данных или любым иным учреждением, обладающим полномочиями применять административные или судебные санкции.

Если Interfy будет подвергнута санкциям в качестве ОПЕРАТОРА, за ней сохраняется право регресса — требовать от КОНТРОЛЁРА возмещения всех убытков, ущерба и расходов, возникших в связи с нарушением, а также принятия иных мер, необходимых для защиты прав Interfy.

Interfy и компании, входящие в группу, не контролируют, какие данные хранят пользователи, в соответствии с пунктом 8 наших Условий использования.

Для использования наших услуг вы предоставляете следующую информацию, считающуюся Персональными данными, за которые Interfy несёт ответственность как КОНТРОЛЁР: при заключении договора на услуги, как пользователь платформы, либо при посещении наших сайтов и отправке нам резюме вы предоставляете нам своё имя, адрес электронной почты, телефон, должность и данные резюме (которые варьируются в зависимости от каждого субъекта данных).

4. Для чего мы используем каждый вид данных

Имя и адрес электронной почты: мы используем эти данные для отправки первоначального уведомления о создании вашего рабочего пространства, а впоследствии — сообщений, связанных с услугой, необходимостью технического обслуживания, обновлениями, юридическими обязательствами, маркетинговой информацией о новых продуктах и функциях, предложениями либо любым иным содержимым, необходимым для улучшения оказания услуги. Вы можете отказаться от получения маркетинговых сообщений, отметив соответствующую опцию в теле письма. Если мы получим сообщение по электронной почте, мы можем сохранить его, включая наши ответы, для целей ведения истории обслуживания.

Номер телефона: мы собираем номер телефона для последующих контактов через WhatsApp или иные мессенджеры с целью более быстрого и точного выполнения запросов на поддержку, отправки сообщений и маркетинговых материалов, либо для контактов нашего финансового отдела, когда это уместно и необходимо. Мы не добавим вас в какую-либо группу без предварительного приглашения.

Резюме: резюме, направленные субъектами данных, хранятся в нашей базе в течение 24 месяцев и используются для отбора сотрудников в рамках наших процессов найма при открытии новой вакансии.

Должность: хранится в реестре клиентов и партнёров, чтобы мы могли определять функции каждого лица, с которым у нас есть взаимоотношения, направляя нас к нужным людям при необходимости.

Платёжные данные: используются для обработки ежемесячного взимания платы за услуги. При выборе оплаты кредитной и/или дебетовой картой Interfy не хранит эти данные — они привязываются к идентификатору подписки у платёжного процессора (например, Stripe или PayPal), который собирает и хранит данные для обработки. Interfy хранит только связанный идентификатор; у наших субподрядчиков (субпроцессоров) действуют собственные политики конфиденциальности. Для иных доступных способов оплаты мы собираем и храним информацию о выставлении счетов, регистрации подписки и записях платежей для обеспечения непрерывности услуг. Помимо указанных данных, мы можем собирать: местоположение, IP-адрес устройства доступа и идентификацию устройств доступа.

5. Как мы собираем и для чего используем каждый вид данных

Ваше местоположение: мы можем собирать, хранить и отслеживать данные о местоположении при вашем доступе к одному из наших сайтов или к приложению Interfy. В сочетании с иными данными эти сведения могут сделать вас идентифицируемым; они необходимы для надлежащей работы некоторых услуг, таких как определение местной валюты и языка.

IP-адрес устройства доступа: в сочетании с адресом электронной почты и местоположением позволяет нам определить, где находится пользователь на нашей платформе и к какому региону он относится, помогая улучшать наши процедуры обслуживания и выявлять возможные проблемы, связанные с регионом, такие как вопросы производительности услуги.

Идентификация устройств доступа: при доступе к услугам с мобильного устройства мы можем собирать, хранить, отслеживать и получать доступ к идентификаторам устройства, которые могут сделать вас идентифицируемым в сочетании с иными данными. Мы храним эти данные для отображения страниц в соответствии с размером устройства и ограничения функций, не подходящих для определённых типов устройств.

Прочие данные, которые мы обрабатываем на основе собранных выше данных:

Cookies: помогают вам быстрее входить в систему платформы, сохраняя информацию о том, как вы перемещаетесь по сайту; эта информация, передаваемая нам анонимно, позволяет нам улучшать ваш опыт навигации. Постоянный (persistent) cookie остаётся на вашем жёстком диске после закрытия браузера и может быть удалён в соответствии с инструкциями вашего браузера; сеансовый (session) cookie является временным и исчезает при закрытии браузера.

Файлы журналов (log): когда вы используете Услугу, наши серверы автоматически регистрируют определённую информацию, отправляемую вашим браузером, такую как веб-запрос, IP-адрес, тип браузера, страницы входа/выхода и URL-адреса, число кликов, способ взаимодействия со ссылками в Услуге, доменные имена, целевые страницы, просмотренные страницы, мобильный оператор и иная информация.

Web beacons (маячки): мы можем использовать их в HTML-письмах, отправляемых пользователям, что позволяет нам отслеживать, какие из них открываются получателями, и модели использования онлайн, формируя более подробную статистику и делая наши услуги более привлекательными для пользователей.

6. Данные, собираемые по желанию

Вы можете добавить свою фотографию в профиль доступа к платформе при использовании услуг. Это действие является добровольным, и вы можете удалить фотографию в любой момент.

Вы также можете отправить нам свои данные, заполнив онлайн-форму, отправив электронное письмо или связавшись через чат. Эти данные обрабатываются для предоставления запрашиваемой вами информации и могут использоваться для прямого маркетинга и аналитических целей.

Если вы зарегистрируетесь на одном из наших онлайн-мероприятий, вы предоставите свои контактные данные, на основании которых мы предоставим доступ к мероприятию; эти данные обрабатываются для лучшего понимания нашей базы пользователей или потенциальных пользователей, а также для целей прямого маркетинга.

Вы можете отказаться от получения маркетинговых сообщений Interfy, следуя инструкциям по отказу от подписки в нижней части рекламных писем, либо отправив электронное письмо на privacidade@interfy.ai.

7. Данные, собираемые от третьих лиц

Мы можем собирать данные из сторонних источников, чтобы вы могли входить в наши услуги, либо если вы делитесь данными, хранящимися в наших услугах, с третьими лицами — такие сторонние службы могут направлять нам информацию о вас и вашем публичном профиле, при условии что настройки вашей учётной записи в приложении третьего лица допускают такой обмен.

Мы также можем получать информацию, связанную с использованием наших сайтов, от приложений третьих лиц. Если вы посещаете наши сайты, мы можем отслеживать и регистрировать вашу активность, а наши сторонние поставщики могут предоставлять нам дополнительную информацию, доступную для публичного доступа.

Собираемая нами информация может также использоваться для идентификации, аутентификации, предотвращения мошенничества и улучшения оказываемой нами услуги, включая устранение неполадок, маркетинговые исследования и соблюдение наших Условий использования.

8. Как Interfy, в качестве ОПЕРАТОРА, обращается с документами и данными, хранимыми вами на платформе

Содержимое, хранимое вами и сотрудниками вашей организации на платформе Interfy, не просматривается нашей командой поддержки, за исключением случаев, когда администратор платформы предоставляет логин и пароль доступа одному из наших сотрудников исключительно для целей технической поддержки и консультирования по использованию приложения — при этом пользователь должен быть деактивирован администратором по завершении обслуживания. Каждый клиент получает изолированную базу данных, что обеспечивает защиту доступа к информации: доступ к содержимому имеют только лица, которым администратор платформы предоставил логин и пароль с соответствующими правами. Всё хранимое содержимое и данные (записи, электронные файлы, метаданные, формы, процессы и т. п.) передаются на наши серверы в инфраструктуре AWS (сертифицированной по ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Type II и HIPAA Ready, а также соответствующей LGPD и GDPR) путём ввода, сканирования и/или загрузки лицами, уполномоченными КОНТРОЛЁРОМ, в соответствии с правилами и настройками, заданными администратором платформы; содержимое передаётся между рабочими станциями или устройствами и пересылается по протоколу HTTPS с использованием шифрования TLS.

9. Передача данных третьим лицам

Interfy может передавать ваши данные бизнес-партнёрам, когда мы считаем их надёжными и обладающими продуктами и услугами, значимыми для вас, либо когда это необходимо для исполнения настоящего договора об оказании услуг — например, поставщикам хостинга. Когда нам необходимо это сделать, мы удостоверяемся в том, что третье лицо является надёжным и будет соблюдать конфиденциальность ваших данных.

Если Interfy проходит через процесс слияния, приобретения или изменения состава участников, компания может передать ваши данные третьим лицам в связи с этим процессом.

Если вы получаете доступ к нашему приложению напрямую через приложения третьих лиц, ваши данные могут передаваться им; убедитесь, что вы доверяете такому приложению, и ознакомьтесь с политиками защиты данных компании — его владельца.

Мы можем передавать данные приложениям третьих лиц через API, где хранимые данные могут запрашиваться и/или копироваться в другие приложения, с надлежащего согласия КОНТРОЛЁРА, ответственного за данные, хранящиеся на нашей платформе.

Interfy может раскрывать ваши персональные данные, когда это требуется законом или нормативным актом, в целях защиты безопасности любого лица в вопросах, связанных с мошенничеством, защиты права на жизнь и свободу, либо защиты прав Interfy.

Мы используем сторонние аналитические инструменты, которые собирают информацию, отправляемую вашим браузером как часть запроса веб-страницы, дополнения браузера и иную информацию, чтобы помочь нам измерять трафик и тенденции использования наших Услуг.

Interfy может хранить и обрабатывать персональные данные в сторонних маркетинговых системах, системах управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и системах управления электронной почтой, в целях продвижения деятельности компании и облегчения взаимодействия с пользователями и потенциальными клиентами.

10. Блог и сообщество

Мы можем создавать блоги и сообщества, доступные широкой публике, включая форумы. Любая информация, которую вы размещаете в этих разделах, может быть прочитана другими лицами, которых мы не можем контролировать, и может быть собрана и использована любым, кто получит доступ к этому содержимому; размещённая информация может оставаться доступной даже после закрытия вами вашей учётной записи.

Если вы удалите информацию, размещённую в сервисе блога и/или сообщества, копии могут оставаться в кэше сервиса либо у других пользователей. Если вы хотите, чтобы мы удалили такую информацию, отправьте письмо на privacidade@interfy.ai; однако в некоторых случаях мы можем не суметь удалить такую информацию.

11. Международная передача данных

Хостинг наших услуг распределён по указанным ниже регионам:

• Amazon AWS — Сан-Паулу (Бразилия) и Виргиния (Соединённые Штаты Америки).

Данные распределяются автоматизированным способом с использованием технологических ресурсов, применяемых в самой инфраструктуре. Для обеспечения защиты данных мы принимаем меры безопасности в соответствии с требованиями LGPD и, совместно с провайдером AWS, используем средства защиты от случайного уничтожения, несанкционированного доступа, автоматизированное резервное копирование и организационные меры, согласованные с политикой безопасности, среди прочих разумных технических аспектов.

Данные пользователей из Европейского союза, Великобритании, Лихтенштейна, Норвегии, Исландии и других стран хранятся в Соединённых Штатах Америки (США) посредством Interfy и её поставщиков услуг; если вы не проживаете в США, законы вашей страны проживания могут отличаться от законов США. Используя Услуги, вы признаёте, что любая персональная информация о вас предоставляется Interfy в США и размещается на серверах в США, и уполномочиваете Interfy передавать, хранить и обрабатывать вашу информацию из и в Соединённых Штатах, а при необходимости — в иных странах, указанных в настоящей политике. Данные пользователей из Бразилии могут храниться как в Соединённых Штатах, так и в Бразилии.

12. Сроки обработки и хранения данных

Данные, в отношении которых Interfy выступает КОНТРОЛЁРОМ: данные, собранные нами напрямую или нашими клиентами через Платформу, хранятся только в течение времени, необходимого для оказания услуг, либо в течение времени, необходимого для выполнения наших договорных, бухгалтерских, налоговых и юридических обязательств. Для удаления или анонимизации мы устанавливаем внутренние политики, обеспечивающие безопасность процесса, и можем хранить данные до 3 месяцев после прекращения использования услуг в качестве меры предосторожности перед удалением или анонимизацией. Данные, используемые отделом маркетинга, могут храниться до тех пор, пока мы считаем, что наши услуги могут представлять интерес для возможного заключения договора в будущем, либо до тех пор, пока вы не отзовёте подписку или не запросите удаление данных.

Данные, в отношении которых Interfy выступает ОПЕРАТОРОМ: хранятся до тех пор, пока КОНТРОЛЁР не запросит их удаление, и до тех пор, пока мы не сможем безопасно выполнить это удаление, подтвердив, что все данные окончательно удалены, что может занять до 90 дней. Interfy требует, чтобы все физические и юридические лица, заключившие договор и использующие наши услуги, действовали в соответствии со всеми применимыми законами и нормативными актами, а также с настоящей политикой, и может в одностороннем порядке прекратить оказание услуг, если обнаружит, что пользователи заказчика нарушают нормы защиты персональных данных, как указано в наших Условиях использования.

Данные, обрабатываемые для обеспечения соответствия требованиям: данные, необходимые для выполнения налоговых, фискальных, социально-страховых, трудовых и правовых обязательств группы Interfy в любой из стран, где мы работаем, хранятся в течение срока, установленного законодательством каждой страны.

13. О согласии

Соглашаясь с нашей Политикой конфиденциальности и регистрируясь для использования нашей платформы или любой из наших Услуг, вы подтверждаете своё согласие с ней и уполномочиваете нас обрабатывать ваши данные в соответствии с настоящей политикой.

Вы имеете право полностью или частично отозвать своё согласие на обработку нами ваших Персональных данных. Для этого свяжитесь с privacidade@interfy.ai, и мы прекратим обработку ваших персональных данных для целей, на которые было первоначально дано согласие, за исключением случаев, когда существуют законные и убедительные основания для продолжения обработки ваших Персональных данных, которые превалируют над вашими интересами, правами и свободами, либо для установления, осуществления или защиты прав в судебных разбирательствах.

14. Исправление, обновление или удаление ваших данных

Вы можете запросить исправление, обновление или удаление персональной информации, которую вы предоставляете непосредственно Interfy; наша команда приложит все усилия для выполнения вашего запроса в применимый законный срок, но мы не несём ответственности за возможную задержку в предоставлении нашего ответа.

Если ваша информация обрабатывается одним из наших клиентов, заключивших договор на использование наших услуг, вам следует направлять свои запросы непосредственно этому поставщику (нашему клиенту), который выступает в роли КОНТРОЛЁРА ваших данных.

15. Права на конфиденциальность для жителей Калифорнии

Жители Калифорнии имеют право запросить у нас уведомление с указанием категорий персональной информации, которую мы передаём нашим партнёрам или третьим лицам в маркетинговых целях, включая контактные данные каждого такого третьего лица. Если вы являетесь жителем Калифорнии, пользуетесь нашими услугами и хотите запросить такую информацию, направьте запрос на privacidade@interfy.ai.

16. Персональные данные детей

Мы намеренно не собираем и не запрашиваем персональную информацию лиц младше 13 лет в соответствии с нашим Соглашением о подписке. Если вам менее 13 лет, не пытайтесь регистрироваться в услугах и не отправляйте нам какую-либо персональную информацию о себе. Если нам станет известно об учётной записи, созданной лицом младше 13 лет, либо об информации, направленной нам напрямую в таких обстоятельствах, мы удалим всю такую информацию как можно скорее. Если вы обнаружите, что ребёнок младше 13 лет зарегистрировал учётную запись в наших услугах либо предоставил персональную информацию, свяжитесь с нами по адресу privacidade@interfy.ai.

17. Правовые основания для обработки персональных данных

Мы обрабатываем вашу персональную информацию только при наличии для этого правового основания. Мы используем следующие правовые основания:

• Необходимость исполнения договора: данные обрабатываются для выполнения нашего Соглашения об услугах с вами и являются основополагающими для того, чтобы мы могли предоставлять услуги — без них мы были бы не в состоянии это делать. Включает основные данные учётной записи, основные необходимые cookies, данные о соединении и информацию об учётной записи третьих лиц (если применимо), например при входе через Active Directory.
• Согласие: в некоторых случаях мы обрабатываем персональные данные на основании согласия, официально предоставленного вами в момент сбора данных, запрошенного явным образом при их сборе.
• Законный интерес: мы собираем определённые категории данных, когда полагаем, что это отвечает нашему законному интересу или интересу третьих лиц, например данные для выставления счетов, данные онлайн-форм, дополнительные данные учётной записи, телефон, чат и электронная почта (при сборе иными способами, отличными от учётной записи пользователя услуги), данные о мероприятиях и сообществах, отслеживающие cookies, обращения в поддержку, идентификаторы устройств и web beacons.
• Иные основания: мы можем обрабатывать данные для выполнения юридических, бухгалтерских, налоговых и трудовых обязательств, для защиты жизненно важных интересов субъектов данных либо для удовлетворения требований государственных органов и/или судебной власти.

18. Общие положения