Informativa sulla Privacy

1. Definizioni

Dati Personali: sono le informazioni che permettono di identificare una persona fisica, direttamente o indirettamente, anche attraverso l'incrocio di dati. Esempio: numero di documento d'identità, codice fiscale, indirizzo, fotografia, opinione religiosa o politica, data di nascita, dati sanitari, dati biometrici, ecc.

Interessato: è il titolare del dato, ossia la persona fisica a cui il dato si riferisce.

Trattamento dei Dati: è qualsiasi azione effettuata su un'informazione personale, come raccolta, visualizzazione, condivisione, ricezione, modifica, eliminazione, trasferimento, ecc.

Finalità: obiettivo che si intende raggiungere con il trattamento dei dati effettuato.

Titolare del Trattamento: è la persona fisica o giuridica indicata da Interfy per rispondere alle richieste e garantire che il trattamento dei dati sia effettuato in conformità con la legislazione applicabile, nel rispetto dei diritti degli interessati.

Responsabile del Trattamento: è la persona fisica o giuridica che effettua il trattamento dei dati per conto del titolare.

Terzo: persona fisica o giuridica di diritto pubblico o privato con cui Interfy ha o potrà avere rapporti.

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): è la persona fisica o giuridica indicata da Interfy per rispondere alle richieste e garantire che il trattamento dei dati sia effettuato in conformità con la LGPD, nel rispetto dei diritti degli interessati.

2. Quali sono i tuoi diritti come interessato

• Come interessato, Lei ha diritto a un accesso facilitato alle informazioni sul trattamento dei Suoi dati, che devono essere rese disponibili in modo chiaro, adeguato e ostensivo.
• Lei può confermare l'esistenza del trattamento, richiedere e avere accesso ai dati.
• Se individua che i dati sono incompleti, inesatti o non aggiornati, Lei può richiederne la correzione.
• Interfy non conserva dati non necessari, ma se un dato viene considerato eccessivo, Lei può richiederne l'anonimizzazione, il blocco o l'eliminazione, anche se trattato in violazione della legislazione applicabile.
• Se necessita che i Suoi dati vengano trasferiti a un altro fornitore, Lei può richiederne la portabilità, mediante richiesta espressa, nel rispetto dei segreti commerciali e industriali.
• Se ci ha fornito il consenso al trattamento dei Suoi dati, può richiederne l'eliminazione, salvo nelle ipotesi previste dalla legislazione applicabile.
• La informeremo su quali enti pubblici o privati con cui Interfy ha condiviso i Suoi dati, quando si verifichi una condivisione.
• Se Lei desidera non fornirci il Suo consenso al trattamento dei dati, rispetteremo la Sua decisione e La informeremo delle eventuali conseguenze del mancato consenso.
• Lei ha il diritto di revocare il proprio consenso, mediante manifestazione espressa, in modo gratuito e agevolato.
• Se necessario, Lei ha il diritto di presentare reclamo all'ANPD, agli organismi di tutela dei consumatori e alle istituzioni regolatrici della protezione dei dati, qualora i Suoi dati siano trattati in modo inadeguato da Interfy.
• Lei può opporsi al trattamento dei dati basato su un'ipotesi di esenzione dal consenso in caso di violazione della legislazione applicabile.
• Se Interfy tratta i dati in modo automatizzato e prende decisioni basate esclusivamente su tale trattamento che influiscano sui Suoi interessi, Lei può richiedere il riesame di tali decisioni.
• In qualsiasi momento Lei può richiedere informazioni chiare e adeguate sui criteri e le procedure utilizzate per le decisioni automatizzate, nel rispetto dei segreti commerciali e industriali.
• Per esercitare i Suoi diritti relativi alla protezione dei dati, invii la Sua richiesta a privacidade@interfy.ai; il nostro Responsabile della Protezione dei Dati adotterà le misure necessarie per soddisfare la Sua richiesta.
• Se Lei ritira il proprio consenso e non esiste un'altra base giuridica che sostenga il trattamento, cesseremo di trattare i Suoi dati per la finalità consentita.
• Qualsiasi informazione che Lei fornisca su blog o siti web, esposta su Internet in luoghi senza controllo di accesso, in modo pubblico, non può avere la propria protezione garantita da noi, né possiamo limitare chi potrà copiare o condividere tali dati.

3. Quali dati trattiamo

Interfy è un fornitore di servizi di gestione intelligente di documenti e automazione dei processi aziendali, che riunisce gestione documentale (Documents), automazione dei processi (Process), cattura intelligente (Capture) e firma elettronica e digitale (Sign) in un'unica piattaforma. I nostri servizi sono forniti online, con sottoscrizione diretta da parte delle aziende utenti o tramite partner commerciali e distributori. Trattiamo i dati necessari per attivare e mantenere in funzione i nostri servizi, garantire la sicurezza e la disponibilità, diagnosticare problemi tecnici, ricordare informazioni utili per un migliore utilizzo del servizio, inviare notifiche di manutenzione e avvisi necessari, fornire supporto tecnico, offrire formazione e orientamenti sulle buone pratiche, informare su miglioramenti e nuove funzionalità, e offrire servizi complementari rilevanti per utenti e futuri utenti.

Ogni persona fisica o giuridica che sottoscrive i nostri servizi può archiviare e trattare dati utilizzando le funzionalità disponibili sulla nostra piattaforma, essendo identificata come TITOLARE DEL TRATTAMENTO, mentre Interfy agisce come RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO. In tale condizione, manteniamo i dati sicuri e accessibili, eliminandoli o fornendone copia su richiesta espressa del TITOLARE, nel rispetto delle configurazioni da esso definite. In qualità di RESPONSABILE, Interfy si impegna a trattare le informazioni classificate come dati personali seguendo rigorosamente i criteri definiti dal TITOLARE e specificati nel GDPR e nella LGPD e negli altri regolamenti applicabili, unicamente per le finalità delimitate nei termini di utilizzo, non potendo Interfy essere ritenuta responsabile dinanzi all'Autorità Nazionale per la Protezione dei Dati (ANPD) e/o altre autorità, interessati, o qualsiasi altra istituzione con poteri per applicare sanzioni amministrative o giudiziarie.

Se Interfy viene sanzionata in qualità di RESPONSABILE, resta riservato il suo diritto di regresso per richiedere al TITOLARE il risarcimento di tutte le perdite, i danni e le spese derivanti dall'illecito, oltre ad altre misure necessarie per proteggere i diritti di Interfy.

Interfy e le società appartenenti al gruppo non hanno controllo su quali dati gli utenti archiviano, in conformità con il punto 8 dei nostri Termini di Utilizzo.

Per utilizzare i nostri servizi Lei fornisce le seguenti informazioni, considerate Dati Personali e per le quali Interfy ha responsabilità come TITOLARE: al momento della sottoscrizione dei servizi, come utente della piattaforma, o quando accede ai nostri siti e ci invia un curriculum personale, Lei ci fornisce il Suo nome, e-mail, telefono, ruolo e dati del curriculum (che variano in base a ciascun interessato).

4. Per quali finalità utilizziamo ciascun dato

Nome ed e-mail: utilizziamo questi dati per inviare la notifica iniziale di creazione della Sua area di lavoro e, successivamente, comunicazioni relative al servizio, esigenze di manutenzione, aggiornamenti, obblighi legali, informazioni di marketing su nuovi prodotti e funzionalità, offerte, o qualsiasi altro contenuto necessario per migliorare la prestazione del servizio. Lei può scegliere di non ricevere messaggi di marketing, selezionando l'opzione disponibile nel corpo dell'e-mail. Se riceviamo una comunicazione via e-mail, potremo conservare il messaggio, incluse le nostre risposte, per finalità di mantenimento della cronologia di assistenza.

Numero di telefono: raccogliamo il numero di telefono per contatti successivi tramite WhatsApp o altre applicazioni di messaggistica, con l'obiettivo di soddisfare richieste di supporto in modo più rapido e preciso, inviare comunicazioni e materiale di marketing, o per contatti del nostro reparto finanziario, quando adeguato e necessario. Non La aggiungeremo ad alcun gruppo senza previo invito.

Curriculum: i curriculum inviati dagli interessati sono archiviati nella nostra base per 24 mesi, utilizzati per selezionare collaboratori nei nostri processi di assunzione quando viene aperta una nuova posizione.

Ruolo: è archiviato nell'anagrafica di clienti e partner affinché possiamo identificare le funzioni di ciascuna persona con cui abbiamo un rapporto, indirizzandoci alle persone corrette quando necessario.

Dati di pagamento: sono utilizzati per l'elaborazione della fatturazione mensile dei servizi. Quando viene selezionata l'opzione di pagamento con carta di credito e/o debito, Interfy non li archivia — essi vengono associati a un ID di abbonamento nel processore di pagamenti (ad esempio, Stripe o PayPal), che raccoglie e conserva i dati per l'elaborazione. Interfy conserva solo l'ID associato; i nostri subresponsabili hanno le proprie politiche sulla privacy. Per gli altri metodi di pagamento disponibili, raccogliamo e conserviamo informazioni di fatturazione, registro di abbonamento e registri di pagamento per la continuità dei servizi. Oltre ai dati sopra indicati, possiamo raccogliere: posizione, IP della macchina di accesso e identificazione dei dispositivi di accesso.

5. Come raccogliamo e per quali finalità utilizziamo ciascun dato

La Sua posizione: possiamo raccogliere, archiviare e monitorare dati di posizione quando Lei accede a uno dei nostri siti o all'applicazione Interfy. Combinati con altri dati, questi dati possono renderLa identificabile; sono necessari per il corretto funzionamento di alcuni servizi, come l'identificazione della valuta locale e della lingua.

IP della macchina di accesso: unificato all'indirizzo e-mail e alla posizione, ci permette di identificare dove l'utente è allocato sulla nostra piattaforma e a quale regione appartiene, aiutandoci a migliorare le nostre procedure di assistenza e a identificare possibili problemi relativi alla regione, come questioni di performance del servizio.

Identificazione dei dispositivi di accesso: quando si accede ai servizi tramite un dispositivo mobile, possiamo raccogliere, archiviare, monitorare e accedere a identificatori del dispositivo, che possono renderLa identificabile se associati ad altri dati. Archiviamo questi dati per rendere le pagine in base alla dimensione del dispositivo e limitare funzioni non adeguate a determinati tipi di dispositivo.

Altri dati che elaboriamo a partire dai dati raccolti sopra:

Cookie: Le consentono di accedere alla piattaforma più rapidamente, archiviando informazioni su come naviga sul sito; queste informazioni, inviateci in forma anonima, ci permettono di migliorare la Sua esperienza di navigazione. Un cookie persistente rimane sul Suo disco fisso dopo la chiusura del browser, potendo essere rimosso secondo le istruzioni del Suo browser; un cookie di sessione è temporaneo e scompare alla chiusura del browser.

File di log: quando Lei utilizza il Servizio, i nostri server registrano automaticamente determinate informazioni inviate dal Suo browser, come richiesta web, indirizzo IP, tipo di browser, pagine di provenienza/uscita e URL, numero di clic, come interagisce con i link nel Servizio, nomi di dominio, landing page, pagine visualizzate, operatore mobile e altre informazioni.

Web beacon: possiamo utilizzarli in e-mail basate su HTML inviate agli utenti, il che ci permette di rilevare quali di essi vengono aperti dai destinatari e i modelli di utilizzo online, generando statistiche più elaborate e rendendo i nostri servizi più interessanti per gli utenti.

6. Dati raccolti facoltativamente

Lei può aggiungere la propria foto al profilo di accesso della piattaforma quando utilizza i servizi. Questa azione è facoltativa e Lei può rimuoverla quando desidera.

Lei può inoltre inviarci i propri dati compilando un modulo online, inviando un'e-mail o contattandoci tramite chat. Questi dati vengono trattati per fornire le informazioni richieste e possono essere utilizzati per marketing diretto e per finalità analitiche.

Se Lei si iscrive a uno dei nostri eventi online, invierà le proprie informazioni di contatto, tramite le quali Le forniremo l'accesso all'evento; questi dati vengono trattati per comprendere meglio la nostra base di utenti o futuri utenti e per finalità di marketing diretto.

Lei può annullare la ricezione di comunicazioni di marketing da Interfy seguendo le istruzioni di annullamento nel footer delle e-mail promozionali, oppure inviando un'e-mail a privacidade@interfy.ai.

7. Dati raccolti da terzi

Possiamo raccogliere dati da fonti terze per consentirLe di accedere ai nostri servizi, oppure se Lei condivide dati archiviati nei nostri servizi con terzi — questi servizi terzi possono inviarci informazioni su di Lei e sul Suo profilo pubblico, purché le impostazioni del Suo account nell'applicazione del terzo consentano questo tipo di condivisione.

Possiamo inoltre ricevere informazioni associate all'utilizzo dei nostri siti da applicazioni di terzi. Se Lei visita i nostri siti, possiamo monitorare e registrare le Sue attività, e i nostri fornitori terzi possono fornirci informazioni aggiuntive disponibili per l'accesso pubblico.

Le informazioni che raccogliamo possono anche essere utilizzate per identificazione, autenticazione, prevenzione delle frodi e per migliorare il servizio che forniamo, incluse la risoluzione di problemi, le ricerche di mercato e il rispetto dei nostri Termini di Utilizzo.

8. Come Interfy tratta, in qualità di RESPONSABILE, i documenti e i dati archiviati da Lei sulla piattaforma

Il contenuto archiviato da Lei e dalle persone della Sua organizzazione sulla piattaforma Interfy non viene visualizzato dal nostro team di supporto, salvo che l'amministratore della piattaforma fornisca credenziali di accesso (login e password) a uno dei nostri collaboratori, per finalità esclusive di supporto tecnico e orientamento sull'utilizzo dell'applicazione — dovendo l'utente essere disattivato dall'amministratore al termine dell'assistenza. Ogni cliente riceve una base isolata, garantendo la protezione dell'accesso alle informazioni: solo le persone a cui l'amministratore della piattaforma fornisce credenziali di accesso con le rispettive autorizzazioni avranno accesso al contenuto. Tutti i contenuti e i dati archiviati (registri, file elettronici, metadati, moduli, processi, ecc.) vengono trasferiti sui nostri server nell'infrastruttura AWS (con certificazioni ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Type II e HIPAA Ready, oltre alla conformità con la LGPD e il GDPR), tramite digitazione, digitalizzazione e/o caricamento da parte delle persone autorizzate dal TITOLARE, in conformità con le regole e le configurazioni predefinite dall'amministratore della piattaforma; il contenuto transita tra postazioni di lavoro o dispositivi ed è trasferito tramite HTTPS, utilizzando crittografia TLS.

9. Condivisione con terzi

Interfy può condividere i Suoi dati con partner commerciali quando li riteniamo affidabili e con prodotti e servizi rilevanti per Lei, o affinché possiamo eseguire il presente contratto di prestazione di servizi — come, ad esempio, i fornitori di hosting. Quando dobbiamo farlo, ci assicuriamo che il terzo sia affidabile e manterrà la riservatezza dei Suoi dati.

Se Interfy attraversa un processo di fusione, acquisizione o cambiamento nella struttura societaria, l'azienda potrà condividere i Suoi dati con terzi in conseguenza di tale processo.

Se Lei accede alla nostra applicazione utilizzando direttamente applicazioni di terzi, i Suoi dati potrebbero essere condivisi con esse; si assicuri di fidarsi dell'applicazione e osservi le politiche di protezione dei dati della sua azienda proprietaria.

Possiamo condividere dati con applicazioni di terzi tramite l'utilizzo di API, dove i dati archiviati possono essere consultati e/o copiati per altre applicazioni, con il debito consenso del TITOLARE responsabile dei dati archiviati sulla nostra piattaforma.

Interfy può divulgare i Suoi dati personali quando obbligata dalla legge o da disposizione legale, con l'obiettivo di proteggere la sicurezza di qualsiasi individuo in questioni di frode, proteggere il diritto alla vita e alla libertà, o proteggere i diritti di Interfy.

Utilizziamo strumenti analitici di terzi, che raccolgono informazioni inviate dal Suo browser come parte di una richiesta di pagina web, componenti aggiuntivi del browser e altre informazioni, per aiutarci a misurare il traffico e le tendenze di utilizzo dei nostri Servizi.

Interfy può archiviare ed elaborare dati personali in sistemi di marketing di terzi, sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e sistemi di gestione della posta elettronica, al fine di promuovere le operazioni dell'azienda e facilitare le interazioni con utenti e potenziali clienti.

10. Blog e comunità

Possiamo creare blog e comunità accessibili al pubblico, inclusi i forum. Qualsiasi informazione che Lei inserisca in queste aree potrà essere letta da altre persone, che non possiamo controllare, e potrà inoltre essere raccolta e utilizzata da chiunque accede a tale contenuto; le informazioni pubblicate possono rimanere disponibili anche dopo che Lei chiude il proprio account.

Se Lei rimuove informazioni pubblicate sul servizio di blog e/o comunità, le copie possono rimanere archiviate nella cache del servizio o presso altri utenti. Se desidera che effettuiamo la rimozione di tali informazioni, invii un'e-mail a privacidade@interfy.ai; tuttavia, in alcuni casi, potremmo non essere in grado di rimuovere tali informazioni.

11. Condivisione internazionale dei dati

L'hosting dei nostri servizi è distribuito nelle regioni indicate di seguito:

• Amazon AWS — San Paolo (Brasile) e Virginia (Stati Uniti d'America).

I dati sono distribuiti in modo automatizzato tramite le risorse tecnologiche applicate nella stessa infrastruttura. Per garantire la protezione dei dati, adottiamo misure di sicurezza secondo le disposizioni della LGPD e, insieme al fornitore AWS, utilizziamo risorse contro la distruzione accidentale, l'accesso non autorizzato, backup automatizzati e misure organizzative in linea con la politica di sicurezza, tra altri aspetti tecnici ragionevoli.

I dati degli utenti dell'Unione Europea, del Regno Unito, del Liechtenstein, della Norvegia, dell'Islanda e degli altri paesi sono archiviati negli Stati Uniti (USA) tramite Interfy e i suoi fornitori di servizi; se Lei non risiede negli USA, le leggi potrebbero essere diverse da quelle del paese in cui risiede. Utilizzando i Servizi, Lei riconosce che qualsiasi informazione personale su di Lei viene fornita a Interfy negli USA e ospitata su server statunitensi, e autorizza Interfy a trasferire, archiviare ed elaborare le Sue informazioni da e negli Stati Uniti e, quando necessario, in altri paesi indicati nella presente informativa. Gli utenti del Brasile possono avere i propri dati archiviati negli Stati Uniti e in Brasile.

12. Tempo di trattamento e conservazione dei dati

Dati per i quali Interfy è TITOLARE: i dati raccolti direttamente o dai nostri clienti tramite la Piattaforma vengono conservati solo per il tempo necessario alla fornitura dei servizi, o per il tempo necessario all'adempimento dei nostri accordi e obblighi legali, contabili e fiscali. Per l'eliminazione o l'anonimizzazione, stabiliamo politiche interne che garantiscano la sicurezza del processo, potendo conservare il dato per fino a 3 mesi dopo la cessazione dell'utilizzo dei servizi, come margine di sicurezza prima di essere eliminati o anonimizzati. I dati utilizzati dal reparto marketing potranno essere conservati fino a quando riterremo che i nostri servizi possano essere rilevanti per una futura sottoscrizione, o fino a quando Lei si cancelli o richieda l'eliminazione dei dati.

Dati per i quali Interfy è RESPONSABILE: vengono conservati fino a quando il TITOLARE richieda l'eliminazione e fino a quando possiamo eseguirla in sicurezza, confermando che tutti i dati sono stati definitivamente eliminati, il che può richiedere fino a 90 giorni. Interfy richiede che tutte le persone fisiche e giuridiche che sottoscrivono e utilizzano i nostri servizi agiscano in conformità con tutte le leggi e i regolamenti applicabili, oltre alla presente informativa, potendo interrompere unilateralmente la prestazione dei servizi se rileva che gli utenti del cliente stanno violando le norme di protezione dei dati personali, come specificato nei nostri Termini di Utilizzo.

Dati trattati per mantenere la conformità: i dati necessari per l'adempimento degli obblighi fiscali, tributari, previdenziali, lavorativi e legali del gruppo Interfy, in qualsiasi dei paesi in cui operiamo, sono conservati per il tempo determinato dalla legge di ciascun paese.

13. Del consenso

Accettando la nostra Informativa sulla Privacy e registrandosi per utilizzare la nostra piattaforma o qualsiasi dei nostri Servizi, Lei accetta la presente informativa e ci autorizza a trattare i Suoi dati in conformità con essa.

Lei ha il diritto di ritirare, totalmente o parzialmente, il proprio consenso al trattamento dei Suoi Dati Personali. Per farlo, contatti privacidade@interfy.ai, e cesseremo di trattare i Suoi dati personali per le finalità per cui aveva originariamente consentito, salvo che esistano motivi legali e convincenti per continuare a trattare i Suoi Dati Personali, che prevalgano sui Suoi interessi, diritti e libertà, o per la costituzione, l'esercizio o la difesa in procedimenti giudiziari.

14. Correggere, aggiornare o eliminare le tue informazioni

Lei può richiedere la correzione, l'aggiornamento o l'eliminazione delle informazioni personali che fornisce direttamente a Interfy; il nostro team si impegnerà al meglio per soddisfare la Sua richiesta entro il termine legale applicabile, ma non saremo responsabili per un'eventuale mancata consegna della nostra risposta.

Quando la Sua informazione viene trattata da uno dei nostri clienti che sottoscrivono i nostri servizi, Lei deve indirizzare le Sue richieste direttamente al Suo fornitore (nostro cliente dei servizi), che agisce come TITOLARE dei Suoi dati.

15. Diritti alla privacy per gli utenti della California

I residenti in California hanno il diritto di richiederci un avviso che identifichi le categorie di informazioni personali che condividiamo con i nostri partner o terzi per finalità di marketing, incluse le informazioni di contatto di ciascun terzo. Se Lei è residente in California, utilizza i nostri servizi e desidera richiedere tali informazioni, invii una richiesta a privacidade@interfy.ai.

16. Informazioni personali dei minori

Non raccogliamo né richiediamo intenzionalmente informazioni personali di minori di 13 anni, in conformità con il nostro Termine di Abbonamento. Se Lei ha meno di 13 anni, non tenti di registrarsi ai servizi né di inviarci alcuna informazione personale su di Lei. Se veniamo a conoscenza di un account creato da una persona minore di 13 anni, o di informazioni inviateci direttamente in tali condizioni, elimineremo tutte le informazioni il più rapidamente possibile. Se Lei individua che un minore di 13 anni ha registrato un account sui nostri servizi o ha fornito informazioni personali, ci contatti all'indirizzo privacidade@interfy.ai.

17. Base giuridica per il trattamento dei dati personali

Trattiamo le Sue informazioni personali solo se disponiamo di una base giuridica per farlo. Utilizziamo le seguenti basi giuridiche:

• Necessità contrattuale: i dati vengono trattati per adempiere al nostro Termine di Servizio con Lei, essendo fondamentali per poter fornire i servizi — senza di essi non saremmo in grado di farlo. Include dati essenziali dell'account, cookie primari essenziali, dati di connessione e informazioni dell'account di terzi (se presenti), come nel caso del login tramite Active Directory.
• Consenso: in alcuni casi, trattiamo dati personali sulla base del consenso formalmente fornito da Lei al momento della raccolta, richiesto in modo espresso al momento della raccolta.
• Legittimo interesse: raccogliamo determinate categorie quando riteniamo che favoriscano il nostro legittimo interesse o quello di terzi, come dati di fatturazione, dati di modulo online, dati aggiuntivi dell'account, telefono, chat ed e-mail (quando raccolti tramite mezzi diversi dall'account utente del servizio), dati di eventi e comunità, cookie di tracciamento, ticket di supporto, identificatori di dispositivi e web beacon.
• Altri motivi: possiamo trattare dati per adempiere a obblighi legali, contabili, fiscali e lavorativi, per proteggere interessi vitali degli interessati, o per soddisfare le richieste di istituzioni governative e/o del potere giudiziario.

18. Disposizioni generali